管理小技巧:「例行會議」的程序!

筆者在過往的經驗中,經常進行一些「例行會議」程序掌控!
這些例行會議的名稱,包括:獲利提升會議、成本降低會議、專案會議、…

主持或掌控(司儀)這些例行會議,有個簡單而有效的程序,簡述如下:

【會議程序】
1. 上期會議追蹤事項
2. 本期會議決議事項
3. 臨時動議

【程序說明】
1. 例行會議,都會有「會議主題」~所已,程序上無須再述!
2. 「臨時動議」~不容易掌控狀況,所以要放在最後;正事,優先討論!
3. 「上期會議追蹤事項」~一定要追:有些單位會想打迷糊仗而賴掉!
3.1 若真有困難,可以提出來討論,並尋求支援;
3.2 若真是短期無法解決~主席可以裁示「擱置」(本項作業暫行結案,不再追蹤!)
3.3 未結案的追蹤事項,持續留在後期的會議裡!
4. 「本期會議決議事項」~既稱之為「例行會議」,就不是一次性就能開會搞定的!
4.1本期若有決議的「待辦事項」~就須要加入下次會議的「上期會議追蹤事項」!
5. 「會議記錄」~記錄的格式中,應該要「負責單位」!

【結語】
開會,不難!
但要避免:議而不決、決而不行!
運用一點小技巧~就可以避免了!

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