BMST心得07:「急迫性 vs 重要性」

【主旨】
「急迫性 vs 重要性」~想要表述的是:「時間管理」的重心!

【初步作業】
畫一個簡單的,大大的「四格圖」(「田」字)!
 (受限於現有軟體與筆者技巧~日後再補圖)
※左邊標註:「急迫性」~左上邊寫上「高」,左下邊寫上「低」!
※上邊標註:「重要性」~上左邊寫上「高」,上右邊寫上「低」!
於是,我們就可以得到一個「四格圖」~內含二個因子,每個因子含有二個水準。

筆者在訓練夥伴時,提過這個模型!
並向夥伴進行詢問:「時間管理」的重心在那? 又,為什麼?
(有不同的回覆與反應…呵呵! 忽略了吧!)

【觀念說明】
在上述的模型中,會出現四種狀況!
其中,「急迫性低,重要性低」~沒問題,最不重要!一般人,都能理解。
而,筆者認為「時間管理」的重心是:「急迫性低,重要性高」!

為什麼?
因為「急迫性高,重要性高」~當然要十萬火急的去做!
然而「急迫性高,重要性低」~還是得優先去做!
所以,這二種狀況~都會身不由己的優先去做!
意即,沒辦法管理! 或,管理成效很差! (那,就不要太費心去管理了!)

「時間管理」的重心是:「急迫性低,重要性高」!
因為,隨著時間的流逝~「急迫性低」,就會變成「急迫性高」;「重要性高」~躲不掉!
所以,這是我們自身才能進行管理的項目!

「急迫性低,重要性高」的管理方式:
1.列出一些屬於「急迫性低,重要性高」的項目~列入個人的待辦事項!
2.註記這些項目的大綱(架構)、注意事項、所需資源、…
3.平日,就可以利用零碎、破碎的時間~開始進行這些事項之前期工作
4.時間快到了(急迫性高)~補足缺失事項,專案就可以完工了!

【案例】
筆者在初接「經營分析課」時,一人自行建構「成本評估系統」;同時期,還有「鋅鋁錠加工貿易」、「反傾銷案」須要參加!真的很忙、很累!
但,夥伴們的教育訓練~就是我優先列入「急迫性低,重要性高」的項目!

為什麼?
如果不訓練~就沒有未來的「可用之兵」!
筆者就會變成是:現在,「一個人忙!」;未來,也是「一個人忙!」

【結語】
「重點管理」~是許許多多管理學會提及的觀念!
筆者的經驗,產生了:以「急迫性低,重要性高」事項~做為「時間管理」的重心!
希望讀者們:會喜歡這樣的做法!

【後記】
另一個案例,其實更適合說明這個觀念,且還須有「耐性(與EQ)」的特質!
訓練新晉升的副課長:「如何當個合格的副課長?!」~將另文撰述!

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