BMSS經驗談09:現場實習的模式

【前言】
筆者所採用的「現場實習」模式~對「間接單位」的人員而言,有點殘忍!
呵呵!

【實習模式】
1.筆者(主管身份),會向生產線的主管(課長、廠長)打聲招呼:有課員將前往產線實習!
 先招呼~可以避免不必要的誤會或猜疑。
2.四名課員,對應分配四個製程~自行前往!
3.除有重要作業或因素(要向筆者報備)~每日,均至少至生產線實習一小時(含)以上。
4.每日下午,在辦公室的會議室~回報今日所見、所聞、所學!
 所有生產線~一律由入口區(前段),向出口區(後段)實習過去。
 所需要學習的項目:產線特性、產品特性、技術規範、製程特性、認識該產線之工程師(含)以上的人員、…
5.筆者,會靜靜的聽~若有問題,會發問!(一名課員備詢,三名課員旁聽)
 5.1課員~應述及而未述及的重要特性
  課員答出正確特性~過關;
  課員未答出該特性~隔天,再去問!(筆者,只會提醒而不會給答案!)
 5.2課員~有沒有個人的想法、問題需要釐清?
  課員提出的想法、問題~筆者,依個人經驗答覆或提供建議。
 5.3課員~資訊的來源?(註:課員答復的答案~筆者有疑慮,就會問資訊來源!)
  這部份~課員答覆的答案與資訊來源,大多有問題!
  筆者,會就課員之答覆~提出新指令或建議!
6.此實習模式,沒有預設實習所需時間~但,實習一條生產線應該不需要超過一個月。

【訓練用意】
這種「現場實習」有點殘忍~所以,實習開始後,筆者當然慢慢解釋「為什麼?」!
1.筆者(主管身份),只會向生產線的主管打聲招呼~課員至現場後,要自行去認識人!
 呵呵!(筆者要求:工程師、股長、課長~都要認識!技術員,不勉強!)
 這是基本的應對訓練~介紹自己、認識別人,建立互動關係;
 未來,要解決一些問題時~這些人脈,就能運用!
2.四名課員/四個製程~訓練模式相同,能快速交互了解其他製程!
3.每天的現場實習~是一種習慣!
 在製造業~不能讓課員(泛指間接單位、幕僚單位人員)~與「現場」脫節!
 去現場,找答案!聽聽現場的聲音、…,不讓下屬成為只會「講理論」的人員!
4.每日的回報~是課員與筆者的互動!
 學而不思則罔,思而不學則殆!
 每名課員的個人特質都不會相同~互動過程,可以了解、關心、…!
 人與人的互動~就像是自己看鏡子!
5.課員的表述與備詢過程~訓練了表達力、組織性(表述內容)、判斷力、…
 幕僚單位~不同於生產單位:沒有SOP!要讓她們學習自己找答案!
 找到一些答案~還要自行判斷重要性!(重要的問題~要設法自行驗證、證明正確性!)
 筆者,有時候會建議課員至不同班別、產線(同一製程)進行交叉詢問與比對!
 有時候,會建議跨單位(例:技術部、設備部、…等)詢問~也順便多認識些人!

【人員養成】
1.筆者對課員的期望~就是訓練成「獨立幕僚」!
2.經驗分享~遇到過太多事情,是:只有原則,沒有細則!
3.在自己的腦袋裡,建立一個人力資源庫:碰到問題,知道要問誰?怎麼問?找出正確的答案!
4.系統思考~隨時,以系統角度,多方位看待一些事物!

備註:在此時期,主管要用心~良好的互動,是未來相互信任、倚賴的關鍵點!

【結語】
因材施教!
有教無類!

【後記】
曾經在燁輝時期~筆者,就被現場工程師笑鬧、調侃!
「你,分明不是學專業技術的背景~為何能解決這些問題?」
筆者(指著自己的腦袋),答:「我這裡,有個人力資料庫~他們會幫我!」
「平常,我在不同的地方晃來、晃去~和大家搏感情!」
「大家知道怎麼用我~我也會幫忙!當我需要時,他們也會幫我!」
「博到相當程度~也是一種專業!哈哈!!」

做事,不必複雜!
人對了~事情就對了!

BMSS經驗談08:工作分配 (系統初顯)

【前言】
2007年九月接工作指令–「成本系統」,十月接任「經營分析課」課長職務~
事情,還是要做呀!
執行,其實不難~但:繁雜、瑣碎!

【作業執行】
「成本系統」架構~筆者,一個人可以完成80%以上的工作!
但,筆者清楚:筆者是管理幹部,不是資訊工程師~系統要做,課員要帶!
基本上,工作就分成了二大區塊!(瑣事,暫不計!)
1.成本系統之建構
2.課員之教育訓練
筆者,動了一些小技巧~將人員與作業,混合執行,以達到相輔相成之效果!

【工作分配】
1. 成本系統之建構
1.1 工具選擇:筆者選定EXCEL
1.2 系統邏輯:筆者撰寫 (含:工作底稿規劃、函數、邏輯、資料參數、…)
1.3 專案報告:筆者撰寫專案報告,呈閱!
註1:原意圖為:系統架構說明,並請上級裁示參數決策(部份參數有選擇性)!
註2:悲劇是~領導們,只要結果;他們對「參數決策」不理會!(另文說明)
1.4 實況檢視:課員檢視(其實是:筆者令課員進行現場實習,檢視特定資訊!)
1.5 模擬與修正系統
1.6 實做「盤價成本系統」(與燁輝支援之版本進行差異比較)
1.7 回報與接受修正指令!

2. 課員之教育訓練
2.1 觀念教育:利用課會,進行「系統」的觀念教育
註:每週,二次課會!
2.2 現場實習:四名課員,對應四個製程,進行現場實習!
註:實習模式,是較特殊的方式~另文說明!
2.3 藉實習互動與驗收~完成「成本系統參數」修正之作業!
2.4 實習互動與驗收過程~一名課員彙報,三名課員接受訊息;有系統複製之功能!
2.5 「成本系統」完成後~分享至單位專用網路中,供課員學習與測試!

呼呼!
說來簡單~但,實做面是很辛苦!很緊湊的過程!

【結語】
有人說:老狗,學不會新把戲!
也有人回應:小狗,學不會老把戲!
好像都對!

對筆者而言~看了八年的生產線(燁輝),換個地方看新生產線(燁輝中國)~還是無趣!
但,還是知道差異呀?!
突破思維框架,換個方式來執行~大家高興就好!(重點是:事情要做!哈哈!)

【後記】
課員之現場實習~是筆者於宏碁時期,所接受的訓練模式!
這種方式,用於非該生產線之人員~有不錯的效果!惟,比較花時間、心力!
這種方式,值得另文介紹與分享!

BMSS經驗談07:工具選擇 (EXCEL)

【緣起】
筆者,初碰電腦(仿APPLE II)是在高中時期~那時的電腦,更像是高級玩具!
高二,學校配置的個人電腦(全亞電腦~應該不在了)~學了BASIC語言。

可能是筆者並不是就讀「資訊相關科系」~電腦,就一直是當工具(兼玩具)!
在大學時期~筆者莫名奇妙的玩了LOTUS 1-2-3,就開始自學;也就與「試算軟體」結緣了!

在宏碁電腦任職期間~單位內的標準工時分析,就是採用LOTUS!
而筆者分析一些數據,也是使用LOTUS~筆者很認真:為了突破一些軟、硬體問題,還不惜閱讀LOTUS的原文說明書~巨集指令、離線資料庫、…等,都突破了!哈哈!

回到南部,進了燁輝企業~剛開始也有LOTUS可用,逐漸的就改用EXCEL了!
但,沒學Visual Basic for Applications(VBA)~EXCEL的部分操作能力,就會弱了些!

整段過程~也曾碰過 dBASE III、SPSS、Access、…;呵呵,很奇怪!就是抓不到感覺!

【工具選定】
無論是LOTUS或是EXCEL~都算是「試算軟體」!
筆者喜歡使用的原因~就是:即時試算!
許多數據運算、修訂、測試~都可以即時反饋!

在成本系統建構的過程中~免不了會有「試算」的情形!
先不論「資訊室」是否直接碰觸這領域~就單單測試參數、模擬,就不容易將這項工作交給「資訊室」;這些工作,足以耗掉幾個人力來支應!

還好,筆者用了數十年的「試算軟體」~還能繼續派上用場!
※用試算軟體作業~筆者,已經有很多次的實務經驗了!

【工作底稿】
基本上,一個EXCEL檔案中~可以擁有許多多的「工作底稿(Work Sheet)」!
為了使用便利,需要有一些規劃,例如:訂單輸入、製費運算(四個製程)、規格、財務參數、…;
部分資料庫,相當於後台的作業~這時,「工作底稿(Work Sheet)」就該上場了!

筆者,不喜歡向外連結至其他檔案~
外接的數據~在檢核資料、邏輯上,會製造相當的困擾!
所以,若無絕對需求,一律不外接其他檔案的資料;
寧可將相關資料庫匯入而成為一個「工作底稿」供運算使用!

【工作底稿規劃】
要進行架構「成本評估系統」的檔案了…
筆者,就此次經驗~簡單說明工作底稿的規劃與執行
1.系統說明檔 (工作底稿*1)
2.資料輸入與結果顯示 (工作底稿*1)
3.報表列印 (工作底稿*1)
4.資料運算 (工作底稿*N)
5.參數資料庫 (工作底稿*N)

【規劃說明】
1.系統說明檔
 這是系統說明書,也算是紀錄!
 筆者相信~我們的記憶力不會撐太久!很久以後,就會忘了許多事情!
 越龐大的系統,內容越複雜~
 尤其,有些參數設定的方式有數種選擇~久了,真的會忘記當初的選擇原因!

2.資料輸入與結果顯示
 這是「操作用途」的工作底稿!
 「訂單別」的評估系統~依訂單需求,就會有多筆參數需要輸入!
 適當的規劃此操作頁面~可以讓評估方式能更有效率!
 又,當畫面許可時~可以直接反饋運算數據(例:出廠成本)回此畫面~
 如此,有利於操作者的自我檢查!(人,都有機會犯錯!筆誤,也是一種!)

3.報表列印
 無論是「評估需求單位」,或是「上級領導」~他們需要的是:結果!
 製作一個(或多種格式)的「報表」~有利於作業!

4.資料運算
 多數的公司的產品,不會是:單一產品!
 多種產品,意謂著:多種製程!(至少,「參數」會變動吧!)
 多個資料運算工作底稿~就像是系統程式中的「副程式」,完成某特定作業!
 以燁輝(中國)為例:四個主要製程→四個資料運算工作底稿!
 其中,部分產線的製程運算太複雜~又增加了「輔助運算工作底稿」。

5.參數資料庫
 這是支援資料運算的工作底稿。
 在企業中,會有一些「代號」~意謂著:有特定的意義!
 以鍍鋅製程而言,就有「鍍層代號」:即,單位面積內的最低鍍鋅量!
 這些代號會組成一個、又一個的參數資料庫!
 註:部份資料庫匯入後,還是會有運算的作業~再依代號回船運算後之數值。

【結語】
「工具」~適用,即可!
當然,這是個權衡的過程!
路,總是要一步一步走!