BMST心得14D:教育訓練~「問題解決型」一頁報告書

【楔子】
上承「作業」、「報告」與「一頁企劃書」的描述~歸納為「一頁報告書」的訓練!
筆者,藉此做為各類報告之基本要求!

備註:
1.上述所列的「一頁報告書」~僅為大方向之引導,並不適用於各類文件!
 例:公文、規章制度,都有相應格式;故,非全然適合所有文件之應用!
2.用於企業之「一頁報告書」~依特性:可再分為:「問題解決型」、「課題達成型」!
 本文,將先說明:「問題解決型」一頁報告書!

【問題解決型】
所謂「問題解決型」,是指:在現況條件下,已有「問題」待解決!
在這歸類下,所謂的「問題」~並一定是真的「問題」,也有可能是「期望」、「目標」!
 例如:解決焊接不良因素(主標題/問題),有效提高產能(副標題/目標)!
所以,缺失改善、提高效率、降低成本、提高銷量、…等~都可適用此類型。

【報告格式】
問題解決型的「一頁報告書」,大致上的格式應包括:
○主標題~扼要標示報告所探討之「問題」
 ◎副標題~可省略;但若有需要,則需描述、輔助理解、計畫的目的(願景)
○內文結構~四項,簡潔扼要!
 1.目標:描述計畫的目標、概述作業所引用的理念或方法!
 2.現狀描述:現況概述!
  2.1問題摘要描述
  2.2損失條列描述(有形、無形、其他等)~附上統計數據
  ※損失佐證、說明文件~資料來源、統計方法,皆列為附件
 3.改善對策:摘要描述報告中所建議的改善對策
  3.1條列式描述改善對策
  3.2摘要描述期望達成之效果;
  ※描述須中立,不可「報喜不報憂」~若有不良影響、後遺症等附加問題,亦應反映!
  ※詳細說明、佐證之文件~設計圖、流程圖、實驗/測試資料、…等,皆列為附件
 4.效益說明:描述改善報告所需之投入、效益(有形、無形、其他)等的相關狀況!
  4.1如有「淨效益」~優先描述表達
  4.2摘要描述投入費用(部分資源,需賺換為金額)、經濟效益、淨效益;
  4.3若預期有不良影響、後遺症等問題~以「預期損失」列舉
  ※效益計算資料、參數設定基準與理由、…~皆列為附件
 5.行動:建議目標對象可採取的行動!
  5.1報告經上呈至核決主管~撰稿者,應以其立場做出「作業擬稿」
  5.2「作業擬稿」,應指明「負責單位(人)」、作業內容、注意事項、…;
  5.3若有關聯單位(例:配合單位、協助單位),亦應如上列出。
  ※若涉及單位過多、作業複雜度高~「召開協調會議、說明會議」,亦列入作業事項。

【補充說明】
重大問題的改善、克服~經常伴隨著重大的「淨效益」!
從「經營管理」的角度(企業主、委任經理人)來看待事情~
 為了重大的「淨效益」,就改去做!(只要沒有太多的衍生問題、後遺症!)
以「經營管理幕僚體系」的角度來看待「報告」這件事~
 既然用心新撰寫~當然要得到「企業主或委任經理人」的認可~以免白費心血!
所以,「重大的淨效益」~是專案報告被認同、核可之主因!

曾經,筆者所帶領團隊就針對「降低原料組合總成本」做出建議報告~
 極理想的條件下,期望淨效益:人民幣2000萬元/年!
  「委任經理人(總經理)」~看了這數字(淨效益),當然就准了!
 當然,涉及單位很多(七、八個一級單位)~由筆者團隊召開協調/說明會議!
  「總經理批示」、「人民幣2000萬元/年」~沒有一個單位敢持「反對立場」!
 會議很順利的進行;各單位僅就自身疑惑、不明的事項,進行意見交換!
  一年後,結算的實際效益達:人民幣500多萬元/年!

還是那句話:計畫,是計畫「成功」的!
容易閱讀、理解的敘述、合乎理解的邏輯架構、合理報酬(淨效益)、詳盡的作業程序、…
然後,就自然而然的拿到「雞毛」(當令箭)~就可以揮灑出一片天地成就!

【結語】
別說「別人不懂你」!
 問問自己:還有哪些沒做好?!

如果,你有「決策權」~
 可以叫手下的人員去做好意見表達的工作(文書作業)!
如果,您沒有「決策權」~
 就乖乖的自己做好意見表達的工作(文書作業)!

方法,其實都不算難!
 有心?無心?

呵呵…

【後記】
在撰寫「問題達成型」一頁報告書之前,「情報(資訊)蒐集」的作業很重要!
這不單單是整個報告內容正確性的依據,在此過程中與「相關單位」交換意見也很重要!
 若可,「不吃獨食」~也是與各單位保持良好關係,確保計畫執行順利的關鍵!

除外狀況:
若涉及單位的立場與我單位會明顯相反~考量以企業利益優先時,…
 筆者會選擇先上呈,先取得核可授權!

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