BMST心得15A:教育訓練~「反問確認」for「模糊指令」

【前言】
「模糊指令」~意指:「語焉不詳」的工作指令!
 而且,這類指令在多數時候是「簡短、扼要」的!

更糟糕的是:這類指令,最常由「企業主」、「總經理(委任經理人)」發出!
 您敢找他們「理論」嗎?當下屬的「您」,敢抗辯嗎?

呵呵~至少,筆者是不願意的!
 無關「敢理論?不敢理論?」~而是,筆者知道:鼻子摸摸,還是要去做事!!
 指令模糊~然而還是要做對事情,就需要一些技巧、方法了!

【模糊指令】
「老闆」,為何會常出現模糊指令?
 據筆者猜測:是因為他們是「全能工」!
 ~在一心多用的情況下,沒有時間去仔細組織其指令的語言!
 ※談生意時~他們較專心(未分心),思慮是清晰的;很少犯這類錯誤!
 ※交辦事項時~由於是「上對下」,且是熟西的下屬,就不保證不分心了!
 註:專責高階主管(例:生產副總、營業副總)~較不會出現此類情形!

上班族,總希望「工作指令」很清晰~人事時地物,能說清楚!
而在筆者經驗裡,曾出現的「模糊指令」舉例下:
1.「某某人會的,你應該也都會吧!!」 (只有「人」)
 靠~某某人做的事情那麼多!您指的是哪一個區塊?
2.「我知道這不是你的權責範圍,但我沒有其他人可派;所以,…!」 (啥啥啥…)
 靠~找不到其他人,就找我!我比較「細漢」…
3.「你去烤漆一線看一下~我也不知道怎麼說?你看了,就知道!」 (只有「地」)
 靠~至少該多講個「找誰問」吧…
4.「週五,有人要參觀工廠~你安排一下!」 (只有「時」、「事」)
 靠~反問過程,一問三不知!最後,總算問出消息來源~自己去問,較實在!
5.「今年的『目標管理會議』由經營分析課接手!」 (只有「事」)
 靠~然後呢? (其他相關事項,自行處理!)
6.「總經理室,都不做『合約檢視』了嗎?」 (因故生氣~只有「責罵」!)
 幹~人家抽換了簽辦單,跳過了我室:干我屁事!
 (原簽辦單~筆者的會簽意見內容,比原簽辦單內容還多!)

…族繁不及備載…

【反問確認】
在遇上「模糊指令」時~「反問確認」的技巧,會是一個很適合的利器!
透過適當的「反問確認」~可以讓原本模糊的指令內容,多些描述、清晰些!
 ※原本就模糊的概念指令~只能透過反問來確認一些方向,而不會完善指令訊息!
 ※過度扼要的模糊指令~能透過反問,進行完善指令訊息!

例如:「某某人會的,你應該也都會吧!!」 (只有「人」)
反問:「您指的是那部份的作業?」 (詢問「事」~成本評估)
再問:「您希望作到哪個程度?」  (詢問「目標」~成本評估系統)
三問:「您希望何時完成?」    (詢問「時間」~越快越好)

例如:「週五,有人要參觀工廠~你安排一下!」 (只有「時」、「事」)
反問:「週五的哪個時段?」    (詢問「事」~不知道)
再問:「哪個單位、團體來參觀?」 (詢問「人」~不知道)
三問:「您的消息是誰通知的?」  (詢問「訊息」~○○○:總經理的秘書)
 ※大約二次後~就直接問「誰通知的?」或「要找誰問細節?」!

接了「模糊指令」,而不能即時「反問確認」~等同給自己找麻煩!
日後的責難就是~你當時怎麼不問?
 (你總不能回嘴:「您自己都講不清楚…」)

【結語】
想把事情做好~指令必須清楚;指令不清楚,就只好問清楚!

工作能力好~會是「兩面刃」!
 連模糊指令,都能做好~更受信賴!
 然後~就會接更多的模糊指令!

工作說明書中,最後一條/最重要一條:「上級交辦的其他事項!」
(E04~這一項條文,就是管理單位的人刻意加上去的!)

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