創意案例分享09:「工具書/如何舉辦一場活動?」~經驗分享?知名度?

【楔子】
說明:這個「工具書」的構想~是由前陣子協助友人企劃而引起的意念!
呵呵~當時,在等「資料」…巧婦難為無米之炊!
 等著、等著~就開始企畫、撰寫未來可能用到的文件…
當時構想的工具書是:「如何舉辦一場活動?」
 哇~寫著、寫著,「範圍」真的很大!
 (挖~簡直是挖坑讓自己跳…)

【構想緣由】
需求:許多組織,會有舉辦活動的需求;承辦人若是「第一次」辦理,真是會因為「沒經驗」而感到心裡怕怕!
規模:這些組織,無論大小;可以涵蓋~NGO、NPO、營利事業、政府組織、團體、…
活動:可能是~演講、講座、授課、旅遊、展覽、宴會、…

試想~如果,有一本書(工具書、網路文章/部落格),能提供相關的資訊~您會不會參考?
更進一步:如果,其內容是如此詳盡、貼心,您會不會去買來當參考書?
筆者的結論(推論)是:寫的夠好~一定會有需求!
 當然,所謂「寫的夠好」~就必須是「夠好」!
 一個活動~如何規劃?包含了內容、時程、工作(人、事、時、地、物)、…
都說:「天下文章一大抄」…~對「工作人員(承辦人)」而言,也要有東西(內容)可抄…
 對承辦人而言~不求「知名天下」,也得是「把工作做好」!

對「工具書」的作者而言,有什麼好處?
 ○能出書~或許可以賺些稿費… (部落格文、業配文~可以吸引廣告)
 ○呈現自己對「專業(某類)」活動的企劃、規劃的能力與水準
 ○博取名聲,建立知名度
 ○其他…

【企劃創意】
為什麼在外界會有「結婚秘書」、「生命禮儀」、「公關企劃」等行業?
 因為:那很專業… (多數人,只會碰到一次,或很少的次數…);
 所以,因為:很重要~需要嚴肅看待,就交給專業人士去執行吧!

其他活動呢?自己動手做…;但,總有「第一次」吧!
 除天生思維細膩者能推導相關細節內容;其他人總會希望有資料可供參考!
所以,「工具書/如何舉辦一場活動?」應該會有其市場價值!
 (撰文所需心力、時間,能否由稿費、知名度等而得到合理反饋~不是筆者能衡量的!呵呵!)

下述,僅簡單描述活動種類與應有內容架構,供參考…
○活動種類:靜態、動態、混合
 ◎靜態類:展覽/展示、授課/講座/討論會、聯誼/餐會、銷售/拍賣/產品說明會、…
 ◎動態類:運動/競賽、交流/參觀/訪問、旅遊、遶境(宗教)、…
 ◎混合類:活動造勢(靜態宣示/展示+活動/健行/園遊會)、系列活動(混合了靜態、動態活動)、…

○活動企劃應有的內容架構、資訊
 ◎因果關係:(舉辦方)辦活動的目的是什麼?(參與方)希望得到什麼?
  所以,在規劃時~須要考慮雙方的需求;必要時,必須做出一些權衡!
 ◎時程規劃:(舉辦方)籌備活動需要時間!(參與方)決定參與活動也需要安排時間!
  所以,越複雜的活動~須要更多的前置時間!
 ◎預算規劃:(舉辦方)籌備活動需要的費用?(參與方)參加活動需要的費用?
  適當標注相關費用~能減少需多因「錢」而發生的問題!
 ◎活動因子:(舉辦方)為求活動效果,需要考慮許多相關因子…
  思考方向,可以參考:「食衣住行育樂」、「人事時地物」、「5W2H」、…!
 ◎作業安排:(承上)相關因子,是為了活動效果~其中,許多因子需要有「人」去完成…
  作業安排~須要檢視、安排對應的人員;必要時,還需要動用外部的資源!
  若活動複雜度很高~筆著會建議:依時程順序,製作「工作指令卡」,以利作業之執行!
 ◎作業檢視:(承上)檢視的作業,是希望最終結果能圓滿!缺了部份,或許會有遺憾…
  若活動重要度高~筆著會建議:製作「查檢表」,以便於檢視作業進度!
 ◎行程說明:(承辦方)應考慮活動參與人員的需求與感受,提供相關的行程說明資訊!
  無論時服務性質、收費性質~不讓參與人員心生「這是啥活動?」的感受!
 ◎佈置作業:(承辦方)應考慮活動順利進行而進行的活動佈置作業…
  例如:靜態活動的場地佈置、動態活動的路線探訪、…~該做的預備作業,也要花心力!
 ◎活動執行:(承辦人)應關注活動進行的狀態,並適時、適當處理一些意外狀況!
  隨時保持「例外處理」的心態,會有助於一些狀況處理的心情!
 ◎善後作業:(承辦方)應考慮活動結束後的善後工作~儘量為活動劃下完滿句點!
  絕大多數的活動~都有「善後」的作業;安排工作時,不可不慎!
 ◎活動檢討:(承辦單位)應於活動結束後,進行一些檢討、反饋!
  尤其是常舉辦活動的單位、屬於「例行性」活動~更需要不斷的改善,以求更佳的服務表現!
 ◎…

【後記說明】
「如何舉辦一場活動?」~這個創意命名,源自於一本書名:「如何閱讀一本書」!
 這本書很厚~筆者也沒看完! (嘻嘻~偷笑!)

「如何舉辦一場活動?」~這個創意的執行,筆者已經不再有太高的期望!
 不是「不寫」~而是不會有「一次寫完」的念頭!
 日後,或許會陸續寫…就針對已做過、或正在做的活動舉辦經驗,進行撰文與分享!

呵呵~只能算是想法上的分享;畢竟,不是筆者原有的專業!
先如上說明!
 呵呵…要碰運氣了~或許,筆者很快就寫出一些經驗分享;也許,…(就沒了!)

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