BMS07:「經營管理幕僚體系」的特質~企業主的「三頭六臂」!

【楔子】
「三頭六臂」~是神話故事…
 對許多人而言,卻是有著這樣的期望!

筆者於前陣子有點卡文~就是常常會思考著:如何去形容「經營管理幕僚體系」的特質?
 想著、想著~腦海中浮現了「三頭六臂」的字眼!
嗯~有些貼切…

在一個企業(或組織)中~企業主,就是「校長兼撞鐘」…
 尤其是小型企業、微型企業的企業主應該最有這種覺悟!
 事無大小~都是您的責任!
 資源不足~都需要事事為之!
 經常會被大事、瑣事困擾到覺得時間不夠用~恨不得,擁有「三頭六臂」!
呵呵… (夠貼切吧!)

【前言】
「經營管理幕僚體系」,並不是真的具有「三頭六臂」的能力!
 「經營管理幕僚」~需要聚焦/專注於「經營管理」的領域(目標)!

也可以說是:「經營管理幕僚體系」是直接從事、參與「經營管理」作業的幕僚人員,或是協助企業主行事的人員!
「經營管理幕僚體系」~由企業主/委任經理人指揮與領導;其實也就是做為其本身思維、時間、能力等的延伸…

【推演說明】
在中型、大型企業中,能擁有了較多的資源;尤其是:人力、財力!
企業主(含:委任經理人)在建構其所屬企業的組織架構時~就會有明顯的分工…
 組織「專業化」、作業「標準化」、…~很明顯!
 甚至,有些企業有明顯的「間接部門」、「幕僚組織」來提高企業運作的效率!

那,為什麼筆者還會強調「經營管理幕僚體系」的重要性?
因為:在「標準化」的理念下,雖然提高了品質、效率~也造成了組織有了「定性化」的缺憾…
 (非「定性化」的作業~沒有人做!)
 這並不是說「標準化」不好,而是提醒這樣的組織不符合企業主的特定需求…!

啥意思?
試想:企業主必須全面負責所有決策~但,總會有一些「不定性化」的特殊事項…
 ○非企業主能迅速理解的領域(例:新知識、新工具、新趨勢、…)
 ○沒有適當權責組織的事務(例:沒有公關部門,而現在需要發佈新聞/塑造企業形象…)
 ○非現有組織權責的事務(例:現行業務該擴張?還是縮編?…沒有人能評估呀!)
 ○非現有組織人員能力範疇的事務(只能指定某人負責~然而,某人仍有例行工作要做…)
 ○…

別以為類似上述的事務,只要「指派人」~就能妥善完成…
 碰到有能力、有個性的員工~會以「非職責」而進行拒絕接受任務!
 碰到不夠盡責的員工~嘗試一下,若無法立即解決就擱置了!(反正本來就有工作在做…)
 甚至,有「虎頭蛇尾」、「虛應了事」、「推諉」、…!
最後,仍會回歸到企業主身上…擱置、委外、自己帶頭做、…

有太多的事務會不斷的發生,會干擾企業主(或委任經理人)~無關現有的組織、能力…
為什麼?只因為…
 在現有組織設計中~是針對「定性職務/作業」!
 在「標準化」理念的要求下~員工是被要求完成「定性職務/作業」!
 除此(定性作業)之外,別無責任!
 「做更多」,只是顯得「能力強」~即使獲得賞識而晉升,也只是繼續「做更多更多」!

然而,企業主(或委任經理人)卻是常常需要面對「不定性作業」!
 市場趨勢似乎在變化… (營業單位說:景氣不好…)
 有新技術出現,能否用於新產品開發… (生產單位說:設備限制…)
 人力招聘不順利… (人事單位說:環境條件不佳…)
而企業主只想問:誰,能幫我將問題搞定?!
 筆者只想說:學校沒教! (另對企業主說:沒有這類現成的人員~自己訓練吧!)

【實務說明】
筆者在燁輝(中國)任職期間,負責「評估系統」的建構、維護與運作…
經常會面臨上級主管的特殊指令!
 主管:「我知道這不是你們單位的權責,但我找不到合適的單位;你們試試看吧!」
 主管:「○○單位搞不定這個問題~您們試試看吧!」
 主管:「沒有單位願意承擔起整個的協調工作~您們試試看吧!」
筆者常會碰到這樣的工作指令;然而,也只能:「…」!
(筆者常被戲稱:很好用…)

實務上,燁輝(中國)與母公司(燁輝企業)~都屬於「義联集團」,集團中也有「總管理處」的組織;但,並沒有「經營管理幕僚體系」的功能!
筆者猜想:依台灣企業的精簡習性,絕大多數的企業不會有類似的組織與人員編制!
 理由無他~花人(花錢),卻不能確定其效益!
而實務上看到的現象是:台灣企業在實務上,是不會編制這類具「潛在效益」的組織!
 除非,企業主(或委任經理人)已經嚐到了「甜頭」!
(備註/說明) 筆者為什麼會知道?因為,在過程中發生過許多事情…
 1.燁輝(中國)/總經理同意:經營分析課可以繼續招聘!(必要時,修改單位編制人力即可)
 2.其他單位主管,協商:我們要進行某項專案,接個人來支援我們…(一般會答應!)
 3.燁輝(中國)/營業副總經理,商議:將課級主管交付託訓或交換!(自用都不夠;怎可答應!)

【結語】《實務上的建議事項》
畢竟,在一個企業組織中~若沒有特定權責,總覺得像是養了一群「廢人」;
 這對講究績效的營利事業而言~不是很容易接受的事情!
 (研發單位~雖不一定會成功,但在作業面總也有個「努力方向」!)
所以,筆者依過往的經驗,對「經營管理幕僚體系」提出以下建議:
○初始的單位權責:內部控制!(也是「練兵」的過程)
 建立相關的「評價系統」等。(利潤模型、成本系統、營收系統、…)
○轉型期的作業:專案企劃!(也是繼續「練兵」的過程)
 參與各類的評估需求~訓練熟悉度,也逐步熟悉各單位、各作業、…
 依內控的精神~檢視、分析、改善相關作業,並藉此呈現績效與建立單位的專業形象!
○合理的單位權責:50%「定性作業」、50%「不定性作業」!
 在企業組織運作中,已有的單位、作業,幾乎都是「定性作業」~依內控精神協助之!
 其他特案,可以算是「不定性作業」~由企業主(或委任經理人)指揮與交辦任務!
 註:沒有每天都過年的狀況,也不是天天都是倒楣日~
  若沒有準備這個體系~許多「不定性作業」無法有效展開…!
  沒有特案發生時~至少要進行內控改善,創造一些績效(利潤)來養活自己!

【後記一】《「三頭六臂」》
「三頭六臂」~只是一個形容詞…僅存在於神話故事、玄幻小說的「神通」!

在本篇文章中,其實要表達的是:以「經營管理幕僚體系」做為企業主思維、能力的延伸…
 企業經營,確實不容易~更不能因為經營瑣務,讓企業主自己變得焦頭爛額…

然而,這種體系的成員能力與特質,其實不容易訓練!
 至少,在東方教育(台灣、大陸)偏向於考試/標準答案的模式下,是不容易的!
 因為,「經營管理幕僚體系」成員需要有因應「不定性職務」的心境!
而另一個難點:企業主,需要知道自己的需求…

【後記二】《對中型、小型、微型企業的建議》
「小型企業」、「微型企業」養不起「經營管理幕僚體系」!
 「中型企業」或許能養得起「經營管理幕僚體系」,但也取決於企業組織/企業主的特質!

當「專業」當道的年代趨勢裡~沒有多少人能達到「全能」的表現!
 「中型、小型、微型企業」的企業主,更可能倚賴的是:「人脈」!
 廣結善緣、得道多助~或許,能在不同階段、不同時期有著些許的助益!

而想要擁有「經營管理幕僚體系」的功能~則多倚賴「顧問」,尤其是「管理顧問」!
 「經營管理幕僚體系」沒什麼知名度,也沒什麼參考文獻!
 「中型、小型、微型企業」的企業主~可能要多仰賴「長輩」、「前輩」的指點!
筆者,也僅能儘量表述自己所知、所悟~僅供參考!

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