BMSS經驗談16:「先有權」,還是「先做事」?

【楔子】
一般上班族~常會因為「無權」,而不做事!
不談這個觀念是否確,但「經營管理幕僚」並不適合預設這樣的心態!

筆者在接任「經營分析課」後,就主動向總經理溝通:「我應該享有建議權!」
「以幕僚的職業道德而言:我不會造反!」
「既然要我提出任何對公司有益的建言,就不要禁止我的建議權!」
「或許,我會碰到一些禁忌問題~通知我收手即可!」
(最終,筆者得到的權限是:除了財務單位須事先報備外,其餘單位都可以直接審閱!)

【案例一】
當接到須要建構「成本評估系統」~筆者沒有拒絕!
在分析、企劃「成本評估系統」的架構後~筆者提出:相關的財務數據、生產資料、技術資料、…等需求,就被直接允許了!

拒絕,很簡單!但,也就相對喪失了一些機會!
做事,其實也很簡單!權利~在事情做了之後再要,也很簡單!
(理由正當~敢不給,就罷工了! 呵呵~偷笑!)

【案例二】
初建「成本評估系統」後,筆者就對內公開了;
 第一位提出問題的課員~筆者,就嘗試詢問其協助校對(公式、連結、參數)的意願!
 她答應了,也做到了!
其後,詢問其維護「每月參數數據」的作業~她也答應了,也做到了!

最後,她成為第一位晉升「副課長」的課員!
原因無他~敢做事,就會給權力!

註:她並非「管科專業(企管、工管、工工)」~敢做事,就值得給予這樣的待遇!
(敢做事~當然是指:作對的事!而不是造反、亂做事、製造問題!)

【結語】
「雞生蛋」vs「蛋生雞」~還真是說不出其先後順序!
而在現時的職場中,多數時候也真是如此!

筆者支持:尤其是年輕時,不要顧忌太多~對的事,就放手去做!
 做對了~自然,會取得相對的權力;
 若做對了,卻被責難(非不給權力)~就離開吧!沒有正義的企業,不待也罷!

BMSS經驗談15:「費用分攤公式」之權衡案例 (氧化鐵粉)

【楔子】
筆者完成「成本評估系統」初版後~將檔案置於「經營分析課」專用的網路硬碟中!
然後,通知了夥伴~這個檔案的存在,且可以去參考與試用。
 參考:參考檔案中的工作底稿架構、計算公式與相關連結!
 試用:嘗試以他們現場實習中所了解的特性,輸入相關參數進行測試!

【實務案例】
沒幾天~一位夥伴,真的認真看了其中的公式,並提出異議!
問:「王課~氧化鐵粉的重量應是與『面積』有關,但計算公式中卻是以『重量』為基準?」
答:「氧化鐵粉的重量,確實是『面積』有關;你要不要試著去改公式?」
(沉默一下之後) 再問:「以『重量』為基準~誤差比較大吧!」
再答:「同意!但,我不介意那個誤差!」
再答:「你先試著去更改那公式(含相關費用參數);然後,我再說明我的理由!」
(呵呵~偷笑!)

再隔幾天~那位夥伴,再度與我討論!
問:「王課,我也覺得用『重量』為基準吧;以『面積』計算~公式,變得很複雜!」
答:「呵呵~發現了?!」
說明:「以『重量』為基準的氧化鐵粉量,誤差約:±20㎏/粒!」
「±20㎏/粒,考慮”原料鋼捲與氧化鐵粉”間之價差~差約為:±50¥/粒」
「再換算至單位成本,其誤差金額約為:±2.5¥/噸
「以原料鋼捲單價4000¥/噸而言,比率太小了」
「若再和其他損耗相比~我寧願花時間在其他成本項目上!哈哈!」

「你發現沒~我採重量計算,只需要氧化鐵粉年度產量,除以酸洗年度投入量即可!」
「若採面積計算,則需要氧化鐵粉年度產量,除以酸洗年度投入總面積去計算;成本評估運算時,還需要計算其投入面積! 很麻煩的!」
「所以,我偷懶了!」

「若你堅持~我可以採用您的面積公式!」
夥伴答:「王課~就用『重量』吧!」
「OK~我們達成共識!」

【氧化鐵粉之說明】
燁輝(中國)的主要鋼捲原料是「熱軋鋼捲」!
熱軋鋼捲,由煉鋼廠產出~由於製程為「高溫」,所以鋼板表面會有「鏽皮」;
熱軋鋼捲到廠後,我司採取露天儲放的方式~所以,也會產生「鐵鏽」!

燁輝(中國)的第一道製程是「酸洗線」!
酸洗製程~可簡單解釋為:清洗鋼捲、寬度控制!
酸洗製程,以「鹽酸」對鋼捲進行清理之作業~即:除鏽!
「廢酸」經過再生處理,可以還原為「再生酸」(鹽酸),及附產品「氧化鐵粉」(原:鐵鏽)!

【作業難度說明】
依「重量百分比」計算~
 計算某區間年度之氧化鐵粉總重量、酸洗線投入總重量,即得到:0.5%!
 以燁輝(中國)的MIS既有功能~跑二份報表,即可得到上述二筆數據。

依「面積」計算~
 計算某區間年度之氧化鐵粉總重量、酸洗線投入總面積!
  氧化鐵粉總重量~以燁輝(中國)的MIS既有功能,跑一份報表,即可得到數據。
  酸洗線投入總面積~必須先下載「酸洗線投入鋼捲明細」;
   依明細計算每一粒鋼捲的面積(重量÷寬度÷長度÷密度),再進行加總後才能得到數據!

【結語】
理論,有時後真的會僅歸於「理論」!
在本案中~想說明的是:「權衡」
 即使,理論上:該以「面積」計算才是合理公式;
 但綜合考量:誤差金額可允收、運算便利、參數維護便利~還是選擇了以「重量」計算!
※若此評估系統,由EXCEL檔案,改為ERP程式時~筆者會考慮改以「面積」計算!
 (這是典型的:欺負電腦,不欺負人腦的理念!)

這個案例~後來也在課會中進行說明與討論;
除了談「權衡」的理念,也談了「成大事者,不拘小節」!
「不拘小節」~不是不知道「小節」的存在,而是知道其影響度不大故而便宜行事!

BMSS經驗談14:「成本分攤原則」之案例說明

【前言】
建構「成本評估系統」的過程裡~有許多時間是花在「成本分攤」的決策與計算!
以燁輝(中國)為例,各項費用~有不同的計算方式。
僅以此為例,協助讀者能激發適當的運用!

【案例說明】
※下述計價單位為:未稅、人民幣、元 (¥)
1.原料鋼捲:以「重量」為計算單位
 1.1一般性~以A108材質、尺寸(3.0mm*1100mm)之「平均成本」為基準,再加計附加費用
 1.2個案~依指定用料之成本進行計算
2.製費:以「時間」為計算單位
 2.0單位工時之製費~以該產線之年度製費/該產線之年度實動工時
 2.1生產工時=鋼捲長度/標準線速度
  2.1.1鋼捲長度=鋼捲重量/寬度/厚度/密度(7.85)
  2.1.2標準線速度,依設備規範
3.損耗:以「重量」為計算單位
 2.1損耗=Σ(損耗重量i × 損耗價差i)
  2.1.1損耗重量~以標準作業所產生的損耗重量
  2.1.2損耗價差~原料費用與下腳料價格之價差
4.直接人工:以「時間」為計算單位 (同製費之概念)

(以下,略有營業秘密~故描述較簡略,僅重於思考邏輯)
5.鋅鋁錠:以「重量」為計算單位
 ※依鍍層規格~換算單位重量之鋅鋁錠重量及其成本!
 →由於鋅鋁錠有重量~故底材(鋼捲)將以比率計算其相對用量!
  (其實,在一開始時~即已計算了各製程的底材厚度!)
6.油漆~以「重量」為計算單位
 ※依烤漆膜厚規格~換算單位重量之油漆重量及其成本!
 →由於油漆有重量~故底材(鍍鋅鋼捲)將以比率計算其相對用量!
7.保護膜~以「長度」為計算單位
 ※依訂單需求~換算單位重量之保護膜長度及其成本!
 →保護膜於「重整線」加工~其製費依「重整線」之費率!
8.(特案) 鍍鋅製程之「瓦斯」~以「重量」為計算單位
 ※故鍍鋅製程之「瓦斯」~須於「製費」中分離出來!
 ※鍍鋅製程之「瓦斯」~用於升溫!與「重量」之關密較密切,而非時間!
9.(特案) 鍍鋅製程之「藥劑」~僅用於「鍍鋅成品」!以「重量」為計算單位
 ※故鍍鋅製程之「藥劑」~須於「製費」中分離出來!
 ※鍍鋅製程產出之鋼捲,若用於烤漆之底材~不會塗藥劑!不應計費!
10.(特案) 套筒~依訂單需求計費!
 ※套筒的費用~須於「製費」中分離出來!依使用之製程,進行計算!
11.(特案) 油漆~以「重量」為計算單位
 ※依烤漆鍍層規格~換算單位重量之油漆重量及其成本!
 →由於油漆有重量~故底材(鍍鋅鋼捲)將以比率計算其相對用量!
12.稅率~依規範 (略)

【結語】
還是一句話:瑣碎!

碰上了瑣碎的事項~唯有用耐心、細心去面對!
逐步製作、檢視、…~就會逐步達成工作目標。

BMSS經驗談13:「成本評估系統」之建構經驗分享

【前言】
學過「會計學」的人很多,但能做出「成本評估系統」的人並不多!
為何?

筆者猜:許多嘗試(含接受工作指令)建構「成本評估系統」的人,若未成功~大多是因為:
1.沒有信心!
2.擔心面對眾多瑣碎的參數問題!
3.敗於費用分攤方式。
在燁輝(中國)之前,筆者也沒做過「成本評估系統」!哈哈!

【建構經驗】
筆者分析、企劃「成本評估系統」架構時~其實,等同用「沙盤推演」的方式!
靜靜的,模擬原料鋼捲從投入,到各製程的相關訊息,到最終入庫、出廠等程序。
 ※這不一定要有生產相關背景或經驗~若有介紹影片、公司簡介,也可以加以應用!
 ※若在其他小型企業,資訊不足~可能需要找生產單位的主管,做一次「製程介紹」。

然後,取得財務資料~原料、鋅鋁錠及製費(管銷費用)數據,開始與基本架構進行磨合!
 ※關於:製程參數~筆者原先就已知道許多,且利用課員現場實習進行再度確認。(有些取巧!)
依筆者的作法,財務相關數據的原始資料,會放在一個工作底稿;
然後,再依不同的特性,分配置不同的位置(參數)~這個過程,會邊做邊改!

偶而,會輸入不同的條件~進行一些邏輯測試!
 ※筆者的習慣:有些計算公式會加入邏輯判斷~若邏輯錯誤,會顯示”錯誤”!
  筆者寧願不要答案(錯誤),也不願意面對數據去進行猜測!(這算是勘誤的技巧)

建構的程序~
1.先設計一個訂單參數輸入的畫面(「工作底稿」);
2.依「製程順序」,製作各個「工作底稿」(多個);
3.相關的財務數據,置於特定的工作底稿;
 3.1製費(管銷費用)~全檔資料繁複,要將部分特定項目之費用分離出來
  例如:電力、瓦斯、…等~這些有明顯且特定連動的因子,不適合混在製費中計算。
4.備齊生產資料檔~部分費用的分攤計算,需要統計與分析。
5.各製程工作底稿所計算出的生產費用資料,再代入下一個製程,做為原料費用;
6.成品之成本費用~輸出至報表檔(其實,是串聯資料過來)
7.在製作上述工作底稿時~還逐步建立一些資料庫工作底稿(例如:鍍層代碼表)。

檔案修訂的過程,其實是很瑣碎的!但,心思要能維持清醒、細膩!
再修訂期間裡,除了專案工作、例行事物外,(含下班後) 幾乎都泡在這檔案中!

【心得】
跨出第一步!
先有了方向(企劃架構),願意踏出第一步~就會慢慢成果!
二個月的時間(不含企劃時間),一份「成本評估系統」就完成了初版!

在其後約二年的時間裡~筆者和夥伴,陸續的加入更多設計讓整個系統的操作效率更優質!包括:各種生產參數資料庫、邏輯檢視程序、評估申請表(規範評估需求單位,及告知評估所需資訊)、…

呵呵~系統,具有自我檢視與改善的能力!
至筆者離開燁輝(中國)時,一份評估案(內含最多五個訂單尺寸)~作業時間<15分鐘。
 ※筆者一般不會在30分鐘內交出評估資料~另一種防呆:做完數分鐘後,才發現有問題!

【小技巧】
1.挪出一個工作底稿~撰寫相關的設計資訊;以供後人維護時之參考!
2. vlookup、hlookup函數~在EXCEL應用中,尤其在龐大資料庫中,是相當好用的函數!
3.配合vlookup、hlookup函數的應用~要編制「產品編碼」,以利資料的串聯。
 3.1「產品編碼」~是運算用途,而非對外用途之編碼;
 3.2「編碼」的內容~最好包括評估所需的項目,而能具有「唯一性」!(不會串錯資料)
4.在運算過程的公式裡,可以增加一些「檢測邏輯」~以達到防呆、勘誤的目的。
 ※系統越複雜,越難從結果中看出問題~寧可沒結果(錯誤),也不面對可能錯誤的數據!
5.訂下系統維護的標準作業程序~保持系統參數的正確性
 5.1「評估系統」~定期檢討;所有參與操作之人員,使用經驗分享;若可,再改進。
 5.2「參數維護」週期~評估檔案中,所使用的參數需要定期維護!
  ※以燁輝(中國)為例
  5.2.1每月:熱軋鋼捲(原料)費用、鋅鋁錠(副料)費用、油漆(副料)績效參數、下腳料(損耗)、…
  5.2.2每年:製費、訂單合格率(良品率)、稼動率、…
  5.2.3不定期:例如~設備規範修訂(線速度規範變更)、新增油漆、稅率、…!

【結語】
直接上路,是通往「目標」最近的路!

BMSS經驗談12:「成本評估系統」初成

【前言】
建構「成本評估系統」(EXCEL版)~足足花了二個月的時間(不含架構企劃作業)。

在燁輝(中國)對外的資訊有:「盤價表」~製品、尺寸、規格、鍍層、…
內部資訊,則有對應「盤價表」的「盤價成本表」以供上層決策者之參考;
原本,此資料為母廠(燁輝企業)支援製作。
基本上,每月更新熱軋原料成本、鋅鋁錠成本;每年更新製造費用(成本)。

筆者製作完成的「成本評估系統」~最直接面對的對照資料,就是「盤價成本表」。
註:套用全年產品訂單,驗算「成本評估系統」總額與財務總額,太辛苦~故未執行!

【狀況描述】
當筆者呈報「成本評估系統」完成,並同時附上二個版本的「盤價成本表」;就是接受上級考驗的時候!
二份「盤價成本表」數據不相同~所以,至少有一分的資料有誤!

問:「二份資料不一樣,哪一份是對的?」
答:「我不知道!」

問:「你不知道,那我要相信誰?」
答:「相信我這一份!」

問:「我要怎麼相信你這一份?」
答:「首先,我可以證明燁輝版有誤!」
  「以『鋅鋁錠鍍層量』的變化,對應『成本』的變動~燁輝版,明顯不足!」
   (以圖示說明;略)
  「相對的,新版『盤價成本表』的成本變化,在邏輯上較燁輝版合理!」
繼續說明:
  「新版,目前架構上,是合理且可以被我們接受的;而我們不清楚燁輝版的架構!」
  「新版的權限,是操控在我們手中,不受母廠的制約!」
  「未來,新版會繼續修訂;無論是正確性、操作性都會繼續改善;但,燁輝版做不到!」

上級笑了笑,說:「就切進『新版吧!但,要注意~別捅了簍子!」

【結語】
1.相同背景的二份資料,而結果不一致~從數學邏輯上而言,至少有一份是錯的!
 「燁輝版」的落敗~是非戰之罪!
 「新版」的出線~也是非戰之勝!只是佔了一些地利而已。
2.從「經營管理」的角度而言,不能掌握自家的成本系統~如何能快速決策!
3.「新版」上線~在其後的支援決策,有相當大的貢獻!
4.「新版」上線~在其後的教育訓練,也發揮了極大的意義(教材功能~學用相扶持)!

【後記】
「新版」上線的數年後~筆者,終於概念上清楚了「燁輝版」的模式!
「燁輝版」,採取的方式是:「歸納法」。
將所有的相關資訊,以「樞紐分析」的方式分析~再分配至各尺寸。
故,筆者稱之為:「尺寸別成本評估系統」

「燁輝(中國)新版」,從一開始即採取的方式是:「演繹法」。
依邏輯將所有的生產相關資訊,採用適當的分析方式進行運算;亦即,即使未曾生產過的訂單也可以進行運算!
此類的優勢是:再加入適當的操作介面,即可試算不同訂單的成本評估;筆者稱之為:「尺寸別成本評估系統」!
(燁輝版,需要個案處理~由評估者自行調整!)
(筆者,雖是管理本科,但待在「生產單位」的時間也夠久了~久到比其他幕僚單位更熟悉現場之相關特性!)

二版,相較之下~
「燁輝(中國)新版」在邏輯接受度上會比較佔優勢;
其後,由於持續不斷的改善、改良~「燁輝(中國)新版」的評估效能逐步改善;最終,很方便進行大規模的組合、試算,而創造出許多的管理策略利潤!
辛苦,還是有成就感的!

BMSS經驗談11:別對主管期望的事情

【楔子】
「經營管理幕僚」~不會去搶「決策權」!
「經營管理幕僚」,很清楚自己的分析、建議與企劃等作業~是「支援決策」!
(另外的意思是:干擾決策!)

這樣的幕僚,需要淡泊的心性;
若無淡泊的心性~此類人員並不適合成為幕僚,而應該視其在此之過程為:歷練!

【企劃經驗】
筆者,很守本分!
當完成了燁輝(中國)的「成本評估系統」之架構雛形後,還曾撰寫了一份企劃書;
企劃報告中,說明了評估系統的企劃架構~若上級無異議,將依此架構執行;
企劃中,也列舉了許多技術參數與分攤選項~請上級選定分配原則!

然後,… 當然,就沒有「然後」了!
哈哈!!

筆者,追問了意見~
答覆就是:
「很好呀!」 (我在問成本分攤原則之指示)
「趕快做好!」 (我在等您的成本分攤原則之決策!)

唉!
當筆者甘願做「瑣碎」事情的分析時~不代表上級主管願意陪您做!
他們只要「結果」!

呵呵~
數十類的相關參數,上百項的參數設定與分配原則,最後仍由筆者自行決定!

【結語】
成大事者,不拘小節!
這句話的意思,在此的另解是:別用瑣事去向老闆請益!
他們很懶!
他們很懶得管這類的瑣事~無論重要與否?!

另解~
人對了,也差不了太多!
(筆者的常識,算是橫跨多單位的「對人」!)

【後記】
想像一下~明明只有四個主要製程,相較於資訊製造業簡單的多!
EXCEL檔案~已分成了十多個工作底稿、數百項參數!
各類代號、參數、運算公式、…
別期望上級主管願意理你!!

BMSS經驗談10:「System」只能參悟,無法直接教導!

【前言】
筆者在帶領團隊時,先描繪了「經營管理體系」的架構;接著,就開始解說「系統」!
什麼是「System」?!
筆者認為:傳遞「系統」的理念,對引導一個幕僚團隊而言,是非常重要的訓練!

【系統描述】
1.筆者,先在白板上寫出了「System」字眼!
 讓夥伴們說說對「System」的認知!
 (訓練的過程,需要有互動~才不會流於「單向」傳遞訊息!)
2.筆者,再說明「System」是外來語!
 老中對「System」的不了解,正如老外對「中庸」的無法理解!
3.要想了解「System」的真諦~該從老外的角度去理解,即看看「英英字典」的解釋!
 夥伴們,都是「本科」學歷 (對應台灣的大學學歷) ~簡單英文,不難理解!
 (呵呵~讓他們看了不同面象的解釋,標情很精采!!)
4.介紹「System」的雛形,並以「氫氣燃燒」為例進行討論(互動)!
 各種不同條件假設下的「氫氣燃燒」~也正好是正向推論、逆向推論的說明案例!
 能經過「系統檢視」~也是西方科學累積、進步的模式!(至少,筆者是如此認為!)
5.開放性的思維~
 以「華夏歷史表」為例,說明不同角度的結論(地理軸vs時間軸)!
 以「文藝復興」為例~當人們「宗教」主題走出後的創作;
 對照華夏歷史中的「春秋時代」~百家爭鳴!
 (台灣創作歷史中的「民歌年代」,也有類似的情形!)
6.跳出束縛、開放思維~可以建構自己的系統思維!

【總結】
幫夥伴們開啟一扇窗!
這樣的訓練過程,需要一段長時期來進行~才能逐步改變他們的思維習性!

在總結時,筆者說明:
筆者不會教導「系統」~筆者認知的「系統」,是參悟出來的!
若他們願意,筆者可以不斷的將不同的系統呈現他們面前,告訴他們:這是一個系統!
這個系統的結構,是如何…
長期累積下來~就會厚積薄發,悟出自己的系統!
似乎,每個人也都只能建立自己的系統!
但,我們這個體系的「系統」,會有極高的「近似性」!
相互間,或有些許爭議性,但不至於無法溝通與諒解!

【結語】
思維,是相當重要的特質!
但,或多或少會有一些差異性!

系統、思維~就像「窗外有座山」!
不同的高度、不同的遠近、不同的角度~「風景」,是不相同的!

【後記】
這群堅持的夥伴~大約花了二年的時間,參悟了「成本系統」!
所謂的「參悟」~可以在不同行業、不同條件下,再創造一個成本系統!
而不是「只會」燁輝(中國)的成本評估系統!
(這些認知,涉及了行業別、企業特性、資料庫、財務數據、技術參數、…)

過程,算是辛苦的!但,學到~也是值得的!

BMSS經驗談09:現場實習的模式

【前言】
筆者所採用的「現場實習」模式~對「間接單位」的人員而言,有點殘忍!
呵呵!

【實習模式】
1.筆者(主管身份),會向生產線的主管(課長、廠長)打聲招呼:有課員將前往產線實習!
 先招呼~可以避免不必要的誤會或猜疑。
2.四名課員,對應分配四個製程~自行前往!
3.除有重要作業或因素(要向筆者報備)~每日,均至少至生產線實習一小時(含)以上。
4.每日下午,在辦公室的會議室~回報今日所見、所聞、所學!
 所有生產線~一律由入口區(前段),向出口區(後段)實習過去。
 所需要學習的項目:產線特性、產品特性、技術規範、製程特性、認識該產線之工程師(含)以上的人員、…
5.筆者,會靜靜的聽~若有問題,會發問!(一名課員備詢,三名課員旁聽)
 5.1課員~應述及而未述及的重要特性
  課員答出正確特性~過關;
  課員未答出該特性~隔天,再去問!(筆者,只會提醒而不會給答案!)
 5.2課員~有沒有個人的想法、問題需要釐清?
  課員提出的想法、問題~筆者,依個人經驗答覆或提供建議。
 5.3課員~資訊的來源?(註:課員答復的答案~筆者有疑慮,就會問資訊來源!)
  這部份~課員答覆的答案與資訊來源,大多有問題!
  筆者,會就課員之答覆~提出新指令或建議!
6.此實習模式,沒有預設實習所需時間~但,實習一條生產線應該不需要超過一個月。

【訓練用意】
這種「現場實習」有點殘忍~所以,實習開始後,筆者當然慢慢解釋「為什麼?」!
1.筆者(主管身份),只會向生產線的主管打聲招呼~課員至現場後,要自行去認識人!
 呵呵!(筆者要求:工程師、股長、課長~都要認識!技術員,不勉強!)
 這是基本的應對訓練~介紹自己、認識別人,建立互動關係;
 未來,要解決一些問題時~這些人脈,就能運用!
2.四名課員/四個製程~訓練模式相同,能快速交互了解其他製程!
3.每天的現場實習~是一種習慣!
 在製造業~不能讓課員(泛指間接單位、幕僚單位人員)~與「現場」脫節!
 去現場,找答案!聽聽現場的聲音、…,不讓下屬成為只會「講理論」的人員!
4.每日的回報~是課員與筆者的互動!
 學而不思則罔,思而不學則殆!
 每名課員的個人特質都不會相同~互動過程,可以了解、關心、…!
 人與人的互動~就像是自己看鏡子!
5.課員的表述與備詢過程~訓練了表達力、組織性(表述內容)、判斷力、…
 幕僚單位~不同於生產單位:沒有SOP!要讓她們學習自己找答案!
 找到一些答案~還要自行判斷重要性!(重要的問題~要設法自行驗證、證明正確性!)
 筆者,有時候會建議課員至不同班別、產線(同一製程)進行交叉詢問與比對!
 有時候,會建議跨單位(例:技術部、設備部、…等)詢問~也順便多認識些人!

【人員養成】
1.筆者對課員的期望~就是訓練成「獨立幕僚」!
2.經驗分享~遇到過太多事情,是:只有原則,沒有細則!
3.在自己的腦袋裡,建立一個人力資源庫:碰到問題,知道要問誰?怎麼問?找出正確的答案!
4.系統思考~隨時,以系統角度,多方位看待一些事物!

備註:在此時期,主管要用心~良好的互動,是未來相互信任、倚賴的關鍵點!

【結語】
因材施教!
有教無類!

【後記】
曾經在燁輝時期~筆者,就被現場工程師笑鬧、調侃!
「你,分明不是學專業技術的背景~為何能解決這些問題?」
筆者(指著自己的腦袋),答:「我這裡,有個人力資料庫~他們會幫我!」
「平常,我在不同的地方晃來、晃去~和大家搏感情!」
「大家知道怎麼用我~我也會幫忙!當我需要時,他們也會幫我!」
「博到相當程度~也是一種專業!哈哈!!」

做事,不必複雜!
人對了~事情就對了!

BMSS經驗談08:工作分配 (系統初顯)

【前言】
2007年九月接工作指令–「成本系統」,十月接任「經營分析課」課長職務~
事情,還是要做呀!
執行,其實不難~但:繁雜、瑣碎!

【作業執行】
「成本系統」架構~筆者,一個人可以完成80%以上的工作!
但,筆者清楚:筆者是管理幹部,不是資訊工程師~系統要做,課員要帶!
基本上,工作就分成了二大區塊!(瑣事,暫不計!)
1.成本系統之建構
2.課員之教育訓練
筆者,動了一些小技巧~將人員與作業,混合執行,以達到相輔相成之效果!

【工作分配】
1. 成本系統之建構
1.1 工具選擇:筆者選定EXCEL
1.2 系統邏輯:筆者撰寫 (含:工作底稿規劃、函數、邏輯、資料參數、…)
1.3 專案報告:筆者撰寫專案報告,呈閱!
註1:原意圖為:系統架構說明,並請上級裁示參數決策(部份參數有選擇性)!
註2:悲劇是~領導們,只要結果;他們對「參數決策」不理會!(另文說明)
1.4 實況檢視:課員檢視(其實是:筆者令課員進行現場實習,檢視特定資訊!)
1.5 模擬與修正系統
1.6 實做「盤價成本系統」(與燁輝支援之版本進行差異比較)
1.7 回報與接受修正指令!

2. 課員之教育訓練
2.1 觀念教育:利用課會,進行「系統」的觀念教育
註:每週,二次課會!
2.2 現場實習:四名課員,對應四個製程,進行現場實習!
註:實習模式,是較特殊的方式~另文說明!
2.3 藉實習互動與驗收~完成「成本系統參數」修正之作業!
2.4 實習互動與驗收過程~一名課員彙報,三名課員接受訊息;有系統複製之功能!
2.5 「成本系統」完成後~分享至單位專用網路中,供課員學習與測試!

呼呼!
說來簡單~但,實做面是很辛苦!很緊湊的過程!

【結語】
有人說:老狗,學不會新把戲!
也有人回應:小狗,學不會老把戲!
好像都對!

對筆者而言~看了八年的生產線(燁輝),換個地方看新生產線(燁輝中國)~還是無趣!
但,還是知道差異呀?!
突破思維框架,換個方式來執行~大家高興就好!(重點是:事情要做!哈哈!)

【後記】
課員之現場實習~是筆者於宏碁時期,所接受的訓練模式!
這種方式,用於非該生產線之人員~有不錯的效果!惟,比較花時間、心力!
這種方式,值得另文介紹與分享!

BMSS經驗談07:工具選擇 (EXCEL)

【緣起】
筆者,初碰電腦(仿APPLE II)是在高中時期~那時的電腦,更像是高級玩具!
高二,學校配置的個人電腦(全亞電腦~應該不在了)~學了BASIC語言。

可能是筆者並不是就讀「資訊相關科系」~電腦,就一直是當工具(兼玩具)!
在大學時期~筆者莫名奇妙的玩了LOTUS 1-2-3,就開始自學;也就與「試算軟體」結緣了!

在宏碁電腦任職期間~單位內的標準工時分析,就是採用LOTUS!
而筆者分析一些數據,也是使用LOTUS~筆者很認真:為了突破一些軟、硬體問題,還不惜閱讀LOTUS的原文說明書~巨集指令、離線資料庫、…等,都突破了!哈哈!

回到南部,進了燁輝企業~剛開始也有LOTUS可用,逐漸的就改用EXCEL了!
但,沒學Visual Basic for Applications(VBA)~EXCEL的部分操作能力,就會弱了些!

整段過程~也曾碰過 dBASE III、SPSS、Access、…;呵呵,很奇怪!就是抓不到感覺!

【工具選定】
無論是LOTUS或是EXCEL~都算是「試算軟體」!
筆者喜歡使用的原因~就是:即時試算!
許多數據運算、修訂、測試~都可以即時反饋!

在成本系統建構的過程中~免不了會有「試算」的情形!
先不論「資訊室」是否直接碰觸這領域~就單單測試參數、模擬,就不容易將這項工作交給「資訊室」;這些工作,足以耗掉幾個人力來支應!

還好,筆者用了數十年的「試算軟體」~還能繼續派上用場!
※用試算軟體作業~筆者,已經有很多次的實務經驗了!

【工作底稿】
基本上,一個EXCEL檔案中~可以擁有許多多的「工作底稿(Work Sheet)」!
為了使用便利,需要有一些規劃,例如:訂單輸入、製費運算(四個製程)、規格、財務參數、…;
部分資料庫,相當於後台的作業~這時,「工作底稿(Work Sheet)」就該上場了!

筆者,不喜歡向外連結至其他檔案~
外接的數據~在檢核資料、邏輯上,會製造相當的困擾!
所以,若無絕對需求,一律不外接其他檔案的資料;
寧可將相關資料庫匯入而成為一個「工作底稿」供運算使用!

【工作底稿規劃】
要進行架構「成本評估系統」的檔案了…
筆者,就此次經驗~簡單說明工作底稿的規劃與執行
1.系統說明檔 (工作底稿*1)
2.資料輸入與結果顯示 (工作底稿*1)
3.報表列印 (工作底稿*1)
4.資料運算 (工作底稿*N)
5.參數資料庫 (工作底稿*N)

【規劃說明】
1.系統說明檔
 這是系統說明書,也算是紀錄!
 筆者相信~我們的記憶力不會撐太久!很久以後,就會忘了許多事情!
 越龐大的系統,內容越複雜~
 尤其,有些參數設定的方式有數種選擇~久了,真的會忘記當初的選擇原因!

2.資料輸入與結果顯示
 這是「操作用途」的工作底稿!
 「訂單別」的評估系統~依訂單需求,就會有多筆參數需要輸入!
 適當的規劃此操作頁面~可以讓評估方式能更有效率!
 又,當畫面許可時~可以直接反饋運算數據(例:出廠成本)回此畫面~
 如此,有利於操作者的自我檢查!(人,都有機會犯錯!筆誤,也是一種!)

3.報表列印
 無論是「評估需求單位」,或是「上級領導」~他們需要的是:結果!
 製作一個(或多種格式)的「報表」~有利於作業!

4.資料運算
 多數的公司的產品,不會是:單一產品!
 多種產品,意謂著:多種製程!(至少,「參數」會變動吧!)
 多個資料運算工作底稿~就像是系統程式中的「副程式」,完成某特定作業!
 以燁輝(中國)為例:四個主要製程→四個資料運算工作底稿!
 其中,部分產線的製程運算太複雜~又增加了「輔助運算工作底稿」。

5.參數資料庫
 這是支援資料運算的工作底稿。
 在企業中,會有一些「代號」~意謂著:有特定的意義!
 以鍍鋅製程而言,就有「鍍層代號」:即,單位面積內的最低鍍鋅量!
 這些代號會組成一個、又一個的參數資料庫!
 註:部份資料庫匯入後,還是會有運算的作業~再依代號回船運算後之數值。

【結語】
「工具」~適用,即可!
當然,這是個權衡的過程!
路,總是要一步一步走!