BMS08:「組織制度化」後衍生的狀況~「定性職務」vs「不定性職務」

【楔子】
自古以來,「組織」就是一個大團體運作的重要因子!
 組織的「設計」~就是領導人意念的呈現。
現代社會進入了商業化、科學化管理後~形成了更多、不同型態的商業組織…
 各種不同的學術理論,為「營利事業」提供了基本的組織架構,以期提高組織運作的效率!

本篇文章,即以筆者過往經驗,淺談「組織制度化」後衍生的狀況…

【定義】
「組織制度化」後,依筆者的構想~
 可以將組織內的任務、職務需求,分為二大類:「定性職務」vs「不定性職務」!
○舉凡組織(企業)內,一般性、正常性運作的職務需求~屬於「定性職務」!
 一般性「定性職務」包括:生產、行銷、人事、研發、財務;
 輔助性「定性職務」包括:資訊管理、庶務(總務)、稽核、內控、…;
 即:一般組織(企業)正常運作而須設立的單位!
○非屬「定性職務」的職務需求~即為「不定性職務」!
 在台灣,絕大多數的企業~不會設置此類職缺! 原因無他~
 ◎很難想像、理解此類職缺的價值;
 ◎或者:找不到此類人才;
 ◎又或者:不知道該如何培訓此類人才。
 然而,除非一個企業甘於現況而不思改變~不然,就會有許許多多類似的「不定性作業」!

【關於「不定性」】
創業不易,守成惟艱!
一個企業,經過了「創業期」,邁入了「穩定經營期」~真的不容易!
然而,這樣就可以了嗎?
 很顯然,答案是:否定的!
 人類史上~沒有不滅的朝代、國家;也沒有不倒的企業、家族!
能維持多久的榮光~端賴主事者(領導者)的智慧…

企業規模要持平、擴張,還是縮減?
產業趨勢在變化?(近代,多得是「其他產業」衝垮了本業;例:智慧型手機→相機、軟片業)
新科技(IT、AI)、新技術、新觀念(環保)、…
~身為企業主,真的需要「三頭六臂」!

企業旗下的所有人員~都是為「現況」在努力!
 當「現況」耗盡了他們的心力、時間~對於「未來」,還有多少餘力?!
而依筆者的觀察,最嚴重的問題是:缺乏「想像力」…
 並不是這些員工素質不佳、不努力…
 而是「專業」、「標準化」讓他們習慣於:專注於「現在」!當然,對「未來」就忽略了!
 而攸關於企業的未來~只能落在企業主的身上!

另一面,「產、官、學、研」~應該只有「產」是實務派;其他三派都以理論派為主!
一家營利事業,屬於「產」~要去接受市場的考驗…
不僅僅是實務派,還要多學習一些理論以做為因應…辛苦啊!

說了那麼多,其實就是想說明「不定性」的問題…
「未來」的不確定性~大家都知道…
 但「官、學、研」~都只會談政策、趨勢、… (都是理論);
除了自身企業~誰會全心投入?
 「不定性作業」~就是靠「不定性職務」的人員去克服!
 而這類的人員~若自己(企業自身)不去培養,誰又能幫得上忙?

【結語】
現代社會,唯一不變的事情就是:「變」!

別說「老王賣瓜,自賣自誇」!
 這還是:老王願意說,願意分享…
 (您們見過哪個知名企業的幕僚頭子~有意願出來說?!)

企業規模成長到「大型企業」時,就會成為同業眼中的假想敵…
 再一不小心~碰上的某類的科技衝擊,也成為了產業交替的悲劇案例…

請謹記:除非甘於平淡… 「不進則退」!「居安思危」!

BMS07:「經營管理幕僚體系」的特質~企業主的「三頭六臂」!

【楔子】
「三頭六臂」~是神話故事…
 對許多人而言,卻是有著這樣的期望!

筆者於前陣子有點卡文~就是常常會思考著:如何去形容「經營管理幕僚體系」的特質?
 想著、想著~腦海中浮現了「三頭六臂」的字眼!
嗯~有些貼切…

在一個企業(或組織)中~企業主,就是「校長兼撞鐘」…
 尤其是小型企業、微型企業的企業主應該最有這種覺悟!
 事無大小~都是您的責任!
 資源不足~都需要事事為之!
 經常會被大事、瑣事困擾到覺得時間不夠用~恨不得,擁有「三頭六臂」!
呵呵… (夠貼切吧!)

【前言】
「經營管理幕僚體系」,並不是真的具有「三頭六臂」的能力!
 「經營管理幕僚」~需要聚焦/專注於「經營管理」的領域(目標)!

也可以說是:「經營管理幕僚體系」是直接從事、參與「經營管理」作業的幕僚人員,或是協助企業主行事的人員!
「經營管理幕僚體系」~由企業主/委任經理人指揮與領導;其實也就是做為其本身思維、時間、能力等的延伸…

【推演說明】
在中型、大型企業中,能擁有了較多的資源;尤其是:人力、財力!
企業主(含:委任經理人)在建構其所屬企業的組織架構時~就會有明顯的分工…
 組織「專業化」、作業「標準化」、…~很明顯!
 甚至,有些企業有明顯的「間接部門」、「幕僚組織」來提高企業運作的效率!

那,為什麼筆者還會強調「經營管理幕僚體系」的重要性?
因為:在「標準化」的理念下,雖然提高了品質、效率~也造成了組織有了「定性化」的缺憾…
 (非「定性化」的作業~沒有人做!)
 這並不是說「標準化」不好,而是提醒這樣的組織不符合企業主的特定需求…!

啥意思?
試想:企業主必須全面負責所有決策~但,總會有一些「不定性化」的特殊事項…
 ○非企業主能迅速理解的領域(例:新知識、新工具、新趨勢、…)
 ○沒有適當權責組織的事務(例:沒有公關部門,而現在需要發佈新聞/塑造企業形象…)
 ○非現有組織權責的事務(例:現行業務該擴張?還是縮編?…沒有人能評估呀!)
 ○非現有組織人員能力範疇的事務(只能指定某人負責~然而,某人仍有例行工作要做…)
 ○…

別以為類似上述的事務,只要「指派人」~就能妥善完成…
 碰到有能力、有個性的員工~會以「非職責」而進行拒絕接受任務!
 碰到不夠盡責的員工~嘗試一下,若無法立即解決就擱置了!(反正本來就有工作在做…)
 甚至,有「虎頭蛇尾」、「虛應了事」、「推諉」、…!
最後,仍會回歸到企業主身上…擱置、委外、自己帶頭做、…

有太多的事務會不斷的發生,會干擾企業主(或委任經理人)~無關現有的組織、能力…
為什麼?只因為…
 在現有組織設計中~是針對「定性職務/作業」!
 在「標準化」理念的要求下~員工是被要求完成「定性職務/作業」!
 除此(定性作業)之外,別無責任!
 「做更多」,只是顯得「能力強」~即使獲得賞識而晉升,也只是繼續「做更多更多」!

然而,企業主(或委任經理人)卻是常常需要面對「不定性作業」!
 市場趨勢似乎在變化… (營業單位說:景氣不好…)
 有新技術出現,能否用於新產品開發… (生產單位說:設備限制…)
 人力招聘不順利… (人事單位說:環境條件不佳…)
而企業主只想問:誰,能幫我將問題搞定?!
 筆者只想說:學校沒教! (另對企業主說:沒有這類現成的人員~自己訓練吧!)

【實務說明】
筆者在燁輝(中國)任職期間,負責「評估系統」的建構、維護與運作…
經常會面臨上級主管的特殊指令!
 主管:「我知道這不是你們單位的權責,但我找不到合適的單位;你們試試看吧!」
 主管:「○○單位搞不定這個問題~您們試試看吧!」
 主管:「沒有單位願意承擔起整個的協調工作~您們試試看吧!」
筆者常會碰到這樣的工作指令;然而,也只能:「…」!
(筆者常被戲稱:很好用…)

實務上,燁輝(中國)與母公司(燁輝企業)~都屬於「義联集團」,集團中也有「總管理處」的組織;但,並沒有「經營管理幕僚體系」的功能!
筆者猜想:依台灣企業的精簡習性,絕大多數的企業不會有類似的組織與人員編制!
 理由無他~花人(花錢),卻不能確定其效益!
而實務上看到的現象是:台灣企業在實務上,是不會編制這類具「潛在效益」的組織!
 除非,企業主(或委任經理人)已經嚐到了「甜頭」!
(備註/說明) 筆者為什麼會知道?因為,在過程中發生過許多事情…
 1.燁輝(中國)/總經理同意:經營分析課可以繼續招聘!(必要時,修改單位編制人力即可)
 2.其他單位主管,協商:我們要進行某項專案,接個人來支援我們…(一般會答應!)
 3.燁輝(中國)/營業副總經理,商議:將課級主管交付託訓或交換!(自用都不夠;怎可答應!)

【結語】《實務上的建議事項》
畢竟,在一個企業組織中~若沒有特定權責,總覺得像是養了一群「廢人」;
 這對講究績效的營利事業而言~不是很容易接受的事情!
 (研發單位~雖不一定會成功,但在作業面總也有個「努力方向」!)
所以,筆者依過往的經驗,對「經營管理幕僚體系」提出以下建議:
○初始的單位權責:內部控制!(也是「練兵」的過程)
 建立相關的「評價系統」等。(利潤模型、成本系統、營收系統、…)
○轉型期的作業:專案企劃!(也是繼續「練兵」的過程)
 參與各類的評估需求~訓練熟悉度,也逐步熟悉各單位、各作業、…
 依內控的精神~檢視、分析、改善相關作業,並藉此呈現績效與建立單位的專業形象!
○合理的單位權責:50%「定性作業」、50%「不定性作業」!
 在企業組織運作中,已有的單位、作業,幾乎都是「定性作業」~依內控精神協助之!
 其他特案,可以算是「不定性作業」~由企業主(或委任經理人)指揮與交辦任務!
 註:沒有每天都過年的狀況,也不是天天都是倒楣日~
  若沒有準備這個體系~許多「不定性作業」無法有效展開…!
  沒有特案發生時~至少要進行內控改善,創造一些績效(利潤)來養活自己!

【後記一】《「三頭六臂」》
「三頭六臂」~只是一個形容詞…僅存在於神話故事、玄幻小說的「神通」!

在本篇文章中,其實要表達的是:以「經營管理幕僚體系」做為企業主思維、能力的延伸…
 企業經營,確實不容易~更不能因為經營瑣務,讓企業主自己變得焦頭爛額…

然而,這種體系的成員能力與特質,其實不容易訓練!
 至少,在東方教育(台灣、大陸)偏向於考試/標準答案的模式下,是不容易的!
 因為,「經營管理幕僚體系」成員需要有因應「不定性職務」的心境!
而另一個難點:企業主,需要知道自己的需求…

【後記二】《對中型、小型、微型企業的建議》
「小型企業」、「微型企業」養不起「經營管理幕僚體系」!
 「中型企業」或許能養得起「經營管理幕僚體系」,但也取決於企業組織/企業主的特質!

當「專業」當道的年代趨勢裡~沒有多少人能達到「全能」的表現!
 「中型、小型、微型企業」的企業主,更可能倚賴的是:「人脈」!
 廣結善緣、得道多助~或許,能在不同階段、不同時期有著些許的助益!

而想要擁有「經營管理幕僚體系」的功能~則多倚賴「顧問」,尤其是「管理顧問」!
 「經營管理幕僚體系」沒什麼知名度,也沒什麼參考文獻!
 「中型、小型、微型企業」的企業主~可能要多仰賴「長輩」、「前輩」的指點!
筆者,也僅能儘量表述自己所知、所悟~僅供參考!

BMSS經驗談19B:「成本評估系統」之價值?!

【楔子】
原本,當筆者還在燁輝(中國)任職時,還沒想過「成本系統/利潤模型」的真正價值!
然而,為了描述「經營管理幕僚體系」的價值時,逐步發現「成本系統」的真正位階!!

「經營管理幕僚體系」~
 直接業務是:為了「支援決策」所需,而建構相關的系統、方法,並產生適當的資訊;
 間接業務是:能創造「管理策略利潤」!(這也是突顯本身效益之所在!)

【系統價值】
呵呵~
當寫到上一篇撰文「BMSS經驗談19A」時,就出現了這篇主題的構想!
當年,筆者建構的「成本評估系統」~到底創造出多少價值?!
 ※以下,若未作特別標示,其貨幣單位均以「人民幣」為基準!
 六年(2008~2013),包括:直接、間接的作用,應該為燁輝(中國)創造超過一億元的利潤!

「一億元」,以一個年營業額近40億元的企業來說,似乎不算很多!
但,筆者認為很值得自豪的是:「經營分析課」這個單位,人員僅五人(含筆者)!
 五個人的年薪資費用總額,在那段期間大約為:50~65萬元;合計總額:不超過400萬元!
 這是「系統模式」、「精兵策略」的混合運用模式~值得驕傲、自豪!
直接由「經營分析課」主導、執行的效益,應該超過3,000萬元;
其餘部分,也多是「經營分析課」分析、提議而由權責單位去執行。
筆者曾估計:若運用得當(經營管理幕僚體系)~
 每年大約可以產生新創的管理策略利潤達:「年營業額0.1%~0.5%」!

或許,有人會質疑…有別的單位幫忙!
 呵呵~利潤,是淨利潤;
 而筆者會只會反問:他們(各對策的權責單位)為何沒想到要如此改善?

或許,有人會不服氣…那是因為公司夠大、營業額夠高!
 呵呵~這是事實! 同樣的努力,較大的基數~一樣的利潤率,可以創造更高的利潤額!
所以,在大型企業裡~才養得起幕僚體系,才能值回票價!

【結語】
相較之下~
 「管理策略利潤」~「0.1%~0.5%」的比率,看起來很少,但幾乎可以年年達成!
 「研發利潤」~雖然可以很高,但卻不是可以年年突破!

綜合而言~筆者的意見是:
 「研發利潤」~企業勝出的重要因素!
 「管理策略利潤」~可以維持企業的不敗;景氣不佳時,也能活得比同業好!

二者若為相輔相成,成功不遠矣!
哈哈哈…

最後,筆者想表達的是:由於「幕僚單位」常有的低調、卸功特質~
 常常是僅有「老闆」才清楚這單位的功勞;
 而其他單位則是於某事件發生後,會驚嘆的說:「原來,您們連這個東西也懂…」!

【後記】
依時間基礎表述~
 筆者於燁輝(中國)的任職期間是:2007.06~2014.02
 「成本評估系統(初版)」完成的時間是:2007.12

「成本評估系統」(含改良)在其後的數年間,有下述了用途(貢獻、價值):
1.間接績效:評估協助
 1.1專案評估:
  ※設備移轉評估:常熟啟揚、天津聯發、…等的設備價值評估案!
  ※三期原料缺口評估:因應「線不平衡」問題~冷軋鋼捲缺口達一萬多噸/月!
   配合各協力廠商之報價、特性、…等差異~轉換為:鍍鋅線前之「原料成本」!
  ※四期擴建評估:投資可行性評估;總投資額:2億美元。
  ※母廠原料缺口評估:運用代購、加工、出口退稅等綜合操作的成本評估。
 1.2營業專案接單評估:
  ※滿足營業單位之特殊訂單之成本評估需求!
  ※2008~2009年,受金融海嘯之影響;甚至部份訂單改以「邊際成本」進行成本評估。
  ※新產品開發之事前成品評估(概估預測)。
 1.3其他單位的成本評估:協助其他單位的個案評估需求
  ※替代案、改善案、新製程開發之事前成品評估(概估預測、事後驗證)。
 1.4「提案改善制度」的專責評估單位
 1.5管理活動(例:TPM)的協助單位:提供「單位成本(含特案調整)」資訊
 1.6年度營收預測
  ※2010年起,接手預測~毎年均較營業單位之預測準確;
  ※2010~2013年間,預測誤差:0.2%~8%!(預測模式~有空時,另行撰文介紹!)

2.直接績效:單位主動提出之專案
 ※此類專案是主動發起,而非因工作指令而提出
 2.1直接改善專案
  ※「線不平衡」損失~「投入成本優化」推演與改善!
  ※「熱軋鋼捲成本」推估企劃!
  ※「裁版/下腳料→包裝材料」改善案
 2.2間接改善專案
  ※「現場實習」引發之改善創意~直接請「生產線」自行改善;多與「產出率」有關!
  ※「原料採購單」檢視~鋼捲附加尺寸加價的組合;不同供應商的訂價策略有差異性。
 2.3無形效益專案
  ※建構「訂單別」成本評估系統
  ※重大會議之事務小組
  ※「加班時數檢視」→談紀律!
  ※現場實習/流程、SOP檢視~要求、協助權責單位修改規章數十份!
  ※績效規章~自「設備規範」起,時間、性能、品質、產出率等,近20份規章!
   § 母廠未執行的作業;我們完成整體的協調、統一名詞~成為共同規範!

呵呵~或許,「經營分析課」在別人的認知上,並不是技術單位;
 但,掌握龐大的資訊量,又能分析分析、交叉比對、…~就會出現許許多多的創意!

BMSS經驗談19A:「成本評估系統」之驗收過程

【前言】
記得:剛完成「成本評估系統」時 (2007年底)~自己也有一些疑惑與納悶!
為何?
 ~我該如何證明我製作的「成本評估系統」是正確的?

呵呵~
建構,是一個大工程;
證明,又是一個大工程!

想證明、想模擬試算~不難!
但,又是一個曠日費時的工作!
還是~硬著頭皮去交差吧!

備註/說明:
1.試算證明,真的不難~只要將前一年的出貨數據導入計算,然後再與財務資料進行比對!
2.因為EXCEL的特性~數據量過於龐大時,效率會很差!
 (會卡卡、停滯~這是「即時試算」衍生出的問題!)
 (筆者曾有經驗是:以EXCEL進行大規模試算~一次手動試算,可以耗時近一個小時!)

【資料準備】
筆者在交差前,準備了幾分資料
1.燁輝(中國)鍍烤產品的「盤價表」(二份:鍍鋅、烤漆):
 ※「盤價表」內有:鍍鋅、烤漆產品的盤價資料!
 ※較細的差異化是:鍍層別、厚度(未區分寬度)、標準油漆膜厚
2.燁輝企業提供的成本數據(對照「盤價表」規格;二份:鍍鋅、烤漆)
3.剛完成的燁輝(中國)的成本評估數據(對照「盤價表」規格;二份:鍍鋅、烤漆)
4.差異說明輔助資料 (嘿嘿~提前做弊!)

【驗收過程】
當筆者面報時~已認知:會是一個漫長的過程!

筆者:「總仔~成本評估系統(第一版),做好了;要向您回報與說明,需要一些時間!」
主管:「好!」

筆者:「第一份資料是:『盤價表』,您很熟悉內容架構~評估,以這些參數為基準!」
(主管,點頭!)
筆者:「第二份資料是:母公司協助我們做的『成本表』~您應該也清楚內容架構!」
(主管,點頭!)
筆者:「第三份資料是:是依照我新建系統所產生的『成本表』!」
主管:「然後呢? 差異如何?」

筆者:「答案是:是『差很多』!」 (心理在偷偷苦笑!難過呀!)
主管:「然後呢?」
筆者:「二份以相同基準所進行的評估結果,內容不一致~就是:至少有一份是錯的!」
主管:「是呀!甚至,二份都是錯的!」
筆者:「是的!」
主管:「那,你說~我要相信哪一份?!」
筆者:「我雖然知道證明或校對我這份資料的正確性~但要曠日費時!」
主管:「然後呢?」

筆者:「我準備了一份資料~以鍍層量與底材厚度的關聯性,說明鍍鋅製品的成本變化!」
 (拿出「4. 差異說明輔助資料」的資料!)
筆者:「不同鍍層量與底材厚度的關係~相當於二種不同比率金屬/成本變化!」
主管:「嗯!」
筆者:「母廠(燁輝企業)協助的成本表~成本差異:變動不足;亦即,誤差比較大!」
   「至少,我們的新系統版本~成本數據的變動,比較合理!」
主管:「那,我們的版本~能用嗎?」

筆者:「可以!」
   「1.依我所理解:母廠設計理念是『歸納法』,我們的理念則是『演繹法』!」
    「『演繹法』~在檢視、調整上,有一些優勢,且不受『不合理訂單』的限制!」
   「2.『手中鳥』原則~至少,我們手中已經掌握了一份屬於我們的版本!」
   「3.先求有,再求好!」
    「在現有基礎上~我們更容易、且有機會完善我們自己的成本評估系統!」
主管 (考慮之後,點頭) :「那,就進行切換吧!」

【結語】
說實話,筆者認為:這場「說服」的過程~是一場不公平的競爭!
 因為:母廠人員不在場,無法為自己辯護!呵呵!

然而,工作~還是要做!
做完準備、給足理由~理由,就不是問題!

如果,母廠先前就提供了原有評估系統(歸納法)的方法~最後,還是可能被筆者改掉!
 這並不是哪一個版本優劣的問題!
原因無他~一路走來,筆者建立過的數學公式(模式),都偏向於「演繹法」!
 這樣的方式,比較容易持續不斷的演繹不同的系統!
註:筆者也會「歸納法」~但偏向用於解析邏輯、制定公式去支持「演繹法」!呵呵!

規劃、設計、建構一個「成本評估系統」~對筆者而言,像是一場「大考」!
 總算是過關了~有些成就感;
 而,很重要的是:包括人員的實務訓練、實務作業,後來都依靠了這個系統!

這個系統,也不斷的改良、改善;尤其是「評估效率」的部份!
 (除了「經營分析課」人員~沒人清楚我們可以評估得有多快!)
若是政策允許~我們團隊已經做好「成本評估系統」的系統分析,隨時可以改編上ERP!

呵呵!
(很多知識、智慧沒說出去~不僅僅是職業道德的因素,也包含了「不想累死自己」的考量!)

【後記】
「成本評估系統」~算是「利潤模型」中的重要一環!
有了「成本系統」,才會方便去推演「營收系統」,完善「利潤模型」!

備註:
多年以後,在這個「成本系統」的基礎上~
 連「盤價表」上的訂價理念都改掉了,以符合成本/利潤的考量!

BMST心得17:觀念教育~「評估從保守」原則

【楔子】
曾經,在帶領團隊時~
夥伴問了:「我們在評估時,到底是要嚴格點?還是寬鬆點?」
筆者答曰:「您沒聽過『評估從保守』的原則嗎?」

夥伴的表情… (一群烏鴉飛過…)

【原則說明】
※「評估」大多是用於有「金錢關係」的案件;流程檢視/改善~不會稱為「評估案」!

「評估從保守」是很籠統的話術~用來應付對「評估結果」有需求,甚至有意見的單位!
而,實務上的「評估從保守原則」就是:
○營收評估:從「低」的原則 (較嚴格)
○成本評估:從「高」的原則 (較寬鬆)
○綜合起來:利潤評估,就會從「低」的原則!

這些評估案件,主要的工作指令來源有四:
1.例行評估作業:屬於工作計畫所需之例行作業;不多做討論!
2.其他單位的需求:因為他們沒有相關成本數據而需要協助;不多做討論!
3.上級主管交辦:此類多屬重大評估案件。
4.幕僚單位發動:此類屬幕僚單位因發現特殊事項而發動之改善/稽核作業(含評估)。

【上級交辦】
※由上級領導指示的「評估案」~幾乎都是「重大評估案」!

這樣的原則,會不會造成上級主管的「誤導」?
 答案是:不會!
因為,在重大評估案件之前~上級主管,可能已經有了想法!
他們想做,就會排除「困難」;他們不想做,就會放大「問題」!
這些評估結果~是讓他們再次進行一些想法的確認而已!
 (沒有超出他們預期的因素~很難改變他們的潛意識決策!)

那,「評估結果」還有意義?有其價值嗎?
 答案是:有!
上級主管的潛意識決策~只是憑經驗、直覺!
 他們會希望有更客觀的證據來佐證!
潛意識與評估結果,一致~他們會比較安心去做決策;
若不一致~他們會放緩決策:可能是延後決策,也可能是針對差異條件再進行調整(改善)!

【單位發動】
※會由「幕僚單位」自行發動的案件~也都是「重大評估案」!
 註:小案件~經常都是做人情,直接給予相關資訊讓權責單位自行處理掉了!

這類的案件,採用「評估從保守」原則~不會有誤導決策的情形!
 反而,比較需要擔心的是:對上級主管、權責單位的情緒衝擊!
有些問題(瘡疤)被掀開了,而且還是「非專業、非權責」單位發動的!
 這樣的情形~會令人難堪!甚至,惱羞成怒!

所以,此類案件的處理程序~要有些技巧,要很小心!
 筆者,沒有太多的建議~這些都可以算是個案!
 (筆者也只有在過往的經驗中~由於對相關權責單位的主管很熟悉,只到該如何處理!)

【結語】
筆者認為:「幕僚」~是幫忙踩「剎車」,而不是加「油門」的!
 當然,優秀的車手~「剎車」、「油門」相互搭配使用,能呈現更佳的技巧!
 而,這是可遇不可求的!
呵呵~~~

BMST心得16:教育訓練~「SWOT分析」白話介紹

【楔子】
曾經,在帶領團隊時~向夥伴教導「SWOT分析」;而且是變異版:「4→2→1」程序!
前二年,撰寫企劃案(政府補助案/商業企劃),格式中也有「SWOT分析」的要求!
近期,又常常在臉書社團中看到「SWOT分析」訊息…

呵呵~手癢了,就寫一篇白話文版的「SWOT分析」介紹!

【白話說明】
※「SWOT分析」的理論介紹、應用介紹~請自請上網查詢!

白話的「SWOT分析」,就是一種「四格圖」(「田」字) ~二因子、各二水準!
 ○因子一:內部因素 (企業本身特性)
  ◎水準一:優勢 (Strengths)
  ◎水準二:劣勢 (Weaknesses)
 ○因子二:內部因素 (市場競爭特性)
  ◎水準一:機會 (Opportunities)
  ◎水準二:威脅 (Threats)

畫一個簡單的,大大的「四格圖」(「田」字)!
 (網路上的圖形~畫得比較漂亮! 請自己去抓圖!)
※上邊「內部因素」,格子上邊~上左:優勢 (Strengths);上右:劣勢 (Weaknesses)!
※下邊「外部因素」,格子上邊~下左:機會 (Opportunities);下右:威脅 (Threats)!
於是,我們就可以得到一個「四格圖」~內含二個因子,每個因子含有二個水準。
註:另案之繪製方式,會採取因子/水準註記在外,而得:SO、ST、WO、WT~四個策略格。

透過各自交叉的特性去擬定相關策略~
 善用優勢(S)、去化弱勢(W)、爭取機會(O)、防禦威脅(T);制定出「趨吉避凶」的策略。

【補充說明】
「SWOT分析」~好不好用?該不該用? 
筆者認為:見仁見智!

話說:一張「SWOT分析」,在一張表格中~毎格列出三、五項陳述(或策略) …
 這樣就能代表企業/市場的主要特性?
好吧~那些陳述,是摘要特性…
 誰賦予繪圖參與人員的權限~讓那些特性列為「摘要」(重要)? 
 這群人的資格,還不一定合格呢?!
若僅以這樣的一張圖表,就直接代表、引導了一家大企業的策略制定…
 可能,還真會出事!

【結語】
筆者認為:「SWOT分析」~用於協助思考,是不錯的方式!
 不是不用! 筆者,也在用呀!

「內部 vs 外部」~像是「二分法」;
 再各加二個水準,就不是「二分法」了~而成為「四分法(SWOT)」了(哈哈)!

簡單的圖表~用於思考、討論,很快能激盪、集合出一些構想!
 其後,再加以整理、匯集~衍生出一些策略、做法;還蠻好用的!

呵呵~盡信書,不如無書!
共同警惕之!

BMST心得15B:教育訓練~「反問確認」技巧所搭配之系統觀念

【前言】
「反問確認」,其實是用於溝通的技巧!
 前一篇撰文~主要是闡述用於「下對上」的情境,解決「模糊指令」的困擾!
 其他溝通應用~則沒有太多的限制!
以下,就應用面進行較詳細的介紹!

【模糊指令】
「老闆」~真的很忙!
他需要兼顧到全公司的所有事項(內、外)~他應該不是故意整人!
 依筆者的觀察:他們可能是同時想太多事情,而需要找人做事時,仍有其他事情掛在心上!
  ~這時,就很容易出現「模糊指令」!
 然而,因為她們還在意剛交辦的「指令」~這時,還可以進行相關的詢問!
  ~呵呵,不是不在意這指令;而是還沒想清楚,或是還在想別的事!

其實,能直接接觸企業主或委任經理人(總經理)者~
 一般,也是「一級主管」或是「直轄幕僚」了!
 這群人,無論是否有畏懼之心~也大概知道上級的一些習性!
一遇上「模糊指令」~除非主管說稍後再問;立即反問確認,是最佳的時機!

反問確認的內容~與「模糊指令」未述及的內容有關!
一般的反問內容的思考點,就是:補足「模糊指令」的缺失內容!
 ※反問確認~其實也算是:協助主管釐清他剛下達的工作指令!

用於協助「反問確認」的內容分析概念:
1.因果關係~若指令為「果」,則應反問「因」!(例:發生了什麼事?)
2.人事時地物~補足作業所需的項目!(依工作需求即可~不一定要五項俱全!)
3.「5W2H法」~補足作業所需的項目!
 註1:5W2H法~why、what、when、where、who、how、how much
 註2:5W2H法,太煩人~為免於惹嫌,問出關鍵人亦可(who、whose)!

【溝通確認】
談溝通,就常會聽到一個描述案例:「透過窗子看出去,外面有座山!」
 上述是文字描述;但每個人腦海中浮現的畫面~極可能有很大的差異!
 同樣出現一個窗子(窗框)~
  有人的「山」,是「整座山」!
  有人的「山」,是「山峰」!
  有人的「山」,是「山腹」!(看不到山底,看不到山峰)
  …

「反問確認」用於一般溝通時,主要的目的在於對方表達內容與自己的認知內容相同!
 為求達到相同的認知,常用的概念是:
1. 以明確文數字,進行反問
 「今年的產量,再增加1%!!」
 反問:「去年的出貨量是50萬噸;今年要提高到55萬噸嗎?」
  註~有時候,說話者只是想提高某瓶頸的產量;出貨量,則有「全面性」!

2.倒裝文句,進行反問
 「這個案子~交給『經營分析課』幫忙!」
 反問:「『經營分析課』,要負責這個案子?或只是幫忙?」
  註~「幫忙」的語意,很模糊!

3.確認關係人之訊息
 「某某人知道這件事~你找他協助處理!」
 反問:「您和某某人知會過我要找他協助的事情嗎?」
  註~有無「知會」(尤其是上級),後續的溝通難易度會有差異!

4.以明確日期,進行反問
 「週一,有人要參觀工廠~你安排一下!」
 反問:「您提及的週一,是7/30嗎?」
  註~不同週幾(當日),所表達的「週一」也可能是「下週一」;「日期」較明確!

5.以「文、圖」做為反問確認
 「剛才說的程序,當清楚了嗎?」
 答:「我先繪製簡易的程序(流程)圖~稍後,請您確認!」
  註~當事人可能說多了,或說少了!(合約的白紙黑字~有一樣的意味!)

(…日後想到,再補充…)

【結語】
筆者,在閱讀「品管圈」相關論述時,曾收攏17個關於「品質」的定義!
最喜歡的一個定義是:DIRFT (Do It Right Fisrt Time.)

「第一次就做好」~若事前能溝通清楚,何苦要多做幾次!
第一次沒做好~費時、費工、惹人嫌、心情苦悶、…

BMST心得15A:教育訓練~「反問確認」for「模糊指令」

【前言】
「模糊指令」~意指:「語焉不詳」的工作指令!
 而且,這類指令在多數時候是「簡短、扼要」的!

更糟糕的是:這類指令,最常由「企業主」、「總經理(委任經理人)」發出!
 您敢找他們「理論」嗎?當下屬的「您」,敢抗辯嗎?

呵呵~至少,筆者是不願意的!
 無關「敢理論?不敢理論?」~而是,筆者知道:鼻子摸摸,還是要去做事!!
 指令模糊~然而還是要做對事情,就需要一些技巧、方法了!

【模糊指令】
「老闆」,為何會常出現模糊指令?
 據筆者猜測:是因為他們是「全能工」!
 ~在一心多用的情況下,沒有時間去仔細組織其指令的語言!
 ※談生意時~他們較專心(未分心),思慮是清晰的;很少犯這類錯誤!
 ※交辦事項時~由於是「上對下」,且是熟西的下屬,就不保證不分心了!
 註:專責高階主管(例:生產副總、營業副總)~較不會出現此類情形!

上班族,總希望「工作指令」很清晰~人事時地物,能說清楚!
而在筆者經驗裡,曾出現的「模糊指令」舉例下:
1.「某某人會的,你應該也都會吧!!」 (只有「人」)
 靠~某某人做的事情那麼多!您指的是哪一個區塊?
2.「我知道這不是你的權責範圍,但我沒有其他人可派;所以,…!」 (啥啥啥…)
 靠~找不到其他人,就找我!我比較「細漢」…
3.「你去烤漆一線看一下~我也不知道怎麼說?你看了,就知道!」 (只有「地」)
 靠~至少該多講個「找誰問」吧…
4.「週五,有人要參觀工廠~你安排一下!」 (只有「時」、「事」)
 靠~反問過程,一問三不知!最後,總算問出消息來源~自己去問,較實在!
5.「今年的『目標管理會議』由經營分析課接手!」 (只有「事」)
 靠~然後呢? (其他相關事項,自行處理!)
6.「總經理室,都不做『合約檢視』了嗎?」 (因故生氣~只有「責罵」!)
 幹~人家抽換了簽辦單,跳過了我室:干我屁事!
 (原簽辦單~筆者的會簽意見內容,比原簽辦單內容還多!)

…族繁不及備載…

【反問確認】
在遇上「模糊指令」時~「反問確認」的技巧,會是一個很適合的利器!
透過適當的「反問確認」~可以讓原本模糊的指令內容,多些描述、清晰些!
 ※原本就模糊的概念指令~只能透過反問來確認一些方向,而不會完善指令訊息!
 ※過度扼要的模糊指令~能透過反問,進行完善指令訊息!

例如:「某某人會的,你應該也都會吧!!」 (只有「人」)
反問:「您指的是那部份的作業?」 (詢問「事」~成本評估)
再問:「您希望作到哪個程度?」  (詢問「目標」~成本評估系統)
三問:「您希望何時完成?」    (詢問「時間」~越快越好)

例如:「週五,有人要參觀工廠~你安排一下!」 (只有「時」、「事」)
反問:「週五的哪個時段?」    (詢問「事」~不知道)
再問:「哪個單位、團體來參觀?」 (詢問「人」~不知道)
三問:「您的消息是誰通知的?」  (詢問「訊息」~○○○:總經理的秘書)
 ※大約二次後~就直接問「誰通知的?」或「要找誰問細節?」!

接了「模糊指令」,而不能即時「反問確認」~等同給自己找麻煩!
日後的責難就是~你當時怎麼不問?
 (你總不能回嘴:「您自己都講不清楚…」)

【結語】
想把事情做好~指令必須清楚;指令不清楚,就只好問清楚!

工作能力好~會是「兩面刃」!
 連模糊指令,都能做好~更受信賴!
 然後~就會接更多的模糊指令!

工作說明書中,最後一條/最重要一條:「上級交辦的其他事項!」
(E04~這一項條文,就是管理單位的人刻意加上去的!)

BMST心得14E:教育訓練~「課題達成型」一頁報告書

【楔子】
接續先前的四篇文章(「報告」相關)後,本篇文章將以「課題達成型」一頁企劃書,做為此類訓練(報告撰寫類)的小結!

「問題解決型」、「課題達成型」~是「品管圈(QC Story)」中的用詞;
這二種型態,用於表達「主題選定」的模式;基本上,也容易解;
「問題解決型」~用於解決問題!
「課題達成型」~用於達成目標!

筆者覺得用於「報告型態」的大分類,也是不錯的!
所以,就拿來引用了。

【課題達成型】
所謂「課題達成型」,大多是「現在沒有」的情況下~進行相關的企劃、報告!
某種程度上來說:沒有固定的規範!(抓得到老鼠,就是好貓!)
惟,若能辨識一些特性~報告(課題)達成的機率會提高許多!
一、發生的時機
 1.上級交辦的議題
 2.單位自主想完成的議題
 註:用「議題」一詞~是因為在企劃之前,經常還是「概念」,還不一定是「主題」!

二、撰寫的時機
 1.上級交辦議題的回報 (完成一些規劃作業)
 2.取得上級的支持與授權 (想完成的議題~先有草案/雛型,取得授權以便於執行)
 註:若「報告」獲得同意或支持~常伴隨詳細的企劃作業,要先有相關準備!

三、報告的格式
 沒有固定的格式!
 惟,為便於閱讀、理解與審視,可依「系統(System)」雛型理念進行逆向表達;
  即:Output←Process←Input
  轉換後的理念,為:目標←作業←資源
 參考建議:
 1.可引用的格式:「一頁企劃書」
 2.應有的章節:標題/副標題、目標(期望)、作業大綱、所需資源/支援、行動擬案
 3.附件內容(依需求):參考資料、評估資料、資源列表、作業時程表…

四、注意事項
1.「課題」龐大時,應引用「專案計畫」的模式!
 ※以「一頁報告書」為引,奉核可後~再轉為「專案計劃」。
2.「課題」達成所需作業有其不確定性~計劃推論之程序應嚴守中立、中肯之原則。
 ※為達「成功」之目標~無須避重就輕、隱惡揚善、…等,以免徒增執行變數。

五、逆向檢視
 此類報告,撰稿人之直屬主管~大多事先知情,故亦須擔負相關之檢視、校對之責任。
 「逆向檢視」之意義,即以由報告之後方內容開始往前方閱讀、檢視!
  ※撰寫計畫、報告~大多為「由前向後」撰寫
  ※逆向檢視~則由後向前;可校對出錯別字、語意模糊(定義不清)、邏輯失誤、…
 正向描述、逆向檢視,若都合格~報告的整體內容就不會有大缺失!

【結語】
多數人對於「課題達成型」的模式,都不太熟悉!
 也唯有多練練,才會熟能生巧!

呵呵…

BMST心得14D:教育訓練~「問題解決型」一頁報告書

【楔子】
上承「作業」、「報告」與「一頁企劃書」的描述~歸納為「一頁報告書」的訓練!
筆者,藉此做為各類報告之基本要求!

備註:
1.上述所列的「一頁報告書」~僅為大方向之引導,並不適用於各類文件!
 例:公文、規章制度,都有相應格式;故,非全然適合所有文件之應用!
2.用於企業之「一頁報告書」~依特性:可再分為:「問題解決型」、「課題達成型」!
 本文,將先說明:「問題解決型」一頁報告書!

【問題解決型】
所謂「問題解決型」,是指:在現況條件下,已有「問題」待解決!
在這歸類下,所謂的「問題」~並一定是真的「問題」,也有可能是「期望」、「目標」!
 例如:解決焊接不良因素(主標題/問題),有效提高產能(副標題/目標)!
所以,缺失改善、提高效率、降低成本、提高銷量、…等~都可適用此類型。

【報告格式】
問題解決型的「一頁報告書」,大致上的格式應包括:
○主標題~扼要標示報告所探討之「問題」
 ◎副標題~可省略;但若有需要,則需描述、輔助理解、計畫的目的(願景)
○內文結構~四項,簡潔扼要!
 1.目標:描述計畫的目標、概述作業所引用的理念或方法!
 2.現狀描述:現況概述!
  2.1問題摘要描述
  2.2損失條列描述(有形、無形、其他等)~附上統計數據
  ※損失佐證、說明文件~資料來源、統計方法,皆列為附件
 3.改善對策:摘要描述報告中所建議的改善對策
  3.1條列式描述改善對策
  3.2摘要描述期望達成之效果;
  ※描述須中立,不可「報喜不報憂」~若有不良影響、後遺症等附加問題,亦應反映!
  ※詳細說明、佐證之文件~設計圖、流程圖、實驗/測試資料、…等,皆列為附件
 4.效益說明:描述改善報告所需之投入、效益(有形、無形、其他)等的相關狀況!
  4.1如有「淨效益」~優先描述表達
  4.2摘要描述投入費用(部分資源,需賺換為金額)、經濟效益、淨效益;
  4.3若預期有不良影響、後遺症等問題~以「預期損失」列舉
  ※效益計算資料、參數設定基準與理由、…~皆列為附件
 5.行動:建議目標對象可採取的行動!
  5.1報告經上呈至核決主管~撰稿者,應以其立場做出「作業擬稿」
  5.2「作業擬稿」,應指明「負責單位(人)」、作業內容、注意事項、…;
  5.3若有關聯單位(例:配合單位、協助單位),亦應如上列出。
  ※若涉及單位過多、作業複雜度高~「召開協調會議、說明會議」,亦列入作業事項。

【補充說明】
重大問題的改善、克服~經常伴隨著重大的「淨效益」!
從「經營管理」的角度(企業主、委任經理人)來看待事情~
 為了重大的「淨效益」,就改去做!(只要沒有太多的衍生問題、後遺症!)
以「經營管理幕僚體系」的角度來看待「報告」這件事~
 既然用心新撰寫~當然要得到「企業主或委任經理人」的認可~以免白費心血!
所以,「重大的淨效益」~是專案報告被認同、核可之主因!

曾經,筆者所帶領團隊就針對「降低原料組合總成本」做出建議報告~
 極理想的條件下,期望淨效益:人民幣2000萬元/年!
  「委任經理人(總經理)」~看了這數字(淨效益),當然就准了!
 當然,涉及單位很多(七、八個一級單位)~由筆者團隊召開協調/說明會議!
  「總經理批示」、「人民幣2000萬元/年」~沒有一個單位敢持「反對立場」!
 會議很順利的進行;各單位僅就自身疑惑、不明的事項,進行意見交換!
  一年後,結算的實際效益達:人民幣500多萬元/年!

還是那句話:計畫,是計畫「成功」的!
容易閱讀、理解的敘述、合乎理解的邏輯架構、合理報酬(淨效益)、詳盡的作業程序、…
然後,就自然而然的拿到「雞毛」(當令箭)~就可以揮灑出一片天地成就!

【結語】
別說「別人不懂你」!
 問問自己:還有哪些沒做好?!

如果,你有「決策權」~
 可以叫手下的人員去做好意見表達的工作(文書作業)!
如果,您沒有「決策權」~
 就乖乖的自己做好意見表達的工作(文書作業)!

方法,其實都不算難!
 有心?無心?

呵呵…

【後記】
在撰寫「問題達成型」一頁報告書之前,「情報(資訊)蒐集」的作業很重要!
這不單單是整個報告內容正確性的依據,在此過程中與「相關單位」交換意見也很重要!
 若可,「不吃獨食」~也是與各單位保持良好關係,確保計畫執行順利的關鍵!

除外狀況:
若涉及單位的立場與我單位會明顯相反~考量以企業利益優先時,…
 筆者會選擇先上呈,先取得核可授權!