BMSS經驗談03~解決問題→建立共識

(承前文:「BMSS經驗談02~組建團隊→遇上大坑」)

【挖更大的坑】
(對著所有的課員) 呵呵…
「您們知道什麼是成本系統嗎?」
「至少,您們先說說:哪些是成本項目?」
(弱弱的反應開始了) 薪水、原料、折舊、…
(他們一邊回答,我ㄧ邊將這些答案寫在白板上;足足說了好幾分鐘!)

「就這些!還有沒有?」
(沉默了…)
「公司會向銀行貸款!貸款,要不要成本?」
(又開始反應了) 利息、稅務、…
(又說了一、二分鐘!)

「就這些!還有沒有?」
(沉默了…)
「營業出去交際應酬~若是我方出錢,算不算成本?」
(繼續回答…) 交際費、交通費、禮物…
(又說了一、二分鐘!)
(終於,白板快寫滿了!)

【產銷人發財】
(電子白板~翻頁! 呵呵…)
筆者,在翻頁的空白白板頁面上,寫下「產銷人發財」!
「產銷人發財~是企業機能的五大項目!」
「您們覺得:要碰成本系統,要不要了解這五大項目?!」
(弱弱的聲音) 「要!」
「您們覺得:學習這五大項目,要不要花很久的時間?!」
(繼續沉默!)
「您們覺得:學習這五大項目,要不要花五年的?!」
(弱弱的聲音) 「要!」
「所以,您們覺得:黃課說的話,是否合理?!」
(沒信心了) 「嗯!」

【初談系統】
「那,您們還要學成本系統嗎?」
(沒信心了) 「可以嗎?」
「重點是:您們想學嗎?」
(弱弱的聲音) 「想!」

「您們覺得:學習成本系統,要花多久的時間?!」
(不知道~沉默!)
「其實,黃課的做事能力還比我更快、更有效率!」
「但,我有一項特長~放眼全燁輝體系,應該也沒有幾個對手!」
「我最擅長的領域之一:系統!」
「透過系統~系統分析、歸納、演繹、複製、…;我應該可以讓您們在二年內參悟成本系統!只要您們願意用心,最多三年!」
「要學嗎?」
(眼睛亮了) 「要!」

【建立共識】
「您們敢學,我就敢教!但,想學~就不准喊累!」
「累了~自己去休息、摸魚,不必告訴我!就像在路上,別向交警問:闖紅燈有沒有違規?」
「可不可以?」
(有精神了) 「可以!」

「台幹,有些可憐~像是『責任制』!我不要求您們依循『責任制』,但我會讓您們適應『成果導向』的重要性!」
「後續~我會帶著您們做!許多課程、觀念,我自己來教!」
「我教的東西~是我自己的感悟!是我自己的系統!」
「或許,您們覺得我教導的內容有問題、疑惑~沒關係!我允許您們抗辯、反駁!」
「有時間,我會和您們討論,甚至辯論;若沒時間,我會先回應:欠著!」
「放心~真有疑慮的事項,我會先回應:保留!不會賴皮、耍賴!」
「這樣的默契,可不可以?」
(有團隊樣子了,一起回答!) 「可以!」

【後記】
其後,
每週召開二次課會!(課會中的多數時間,是用於觀念教育!)
四名課員,重新安排至現場實習~每人對應一個製程;內容,依我的要求標準!
筆者,也開始製作「成本評估系統」…

【結語】
有了共識、願景~大家的精神,好多了!
真的會累~但有方向、有夢想!
長達二年多的時間,…

BMSS經驗談02~組建團隊→遇上大坑

【背景】
筆者,於2007年十月接任:燁輝(中國)/總經理室/經營分析課之課長職務!
前一任經營分析課之課長~由台灣母公司支援半年;於2007年九月歸建。
經營分析課有四位成員(課員)~
年資:均未滿二年!
年齡:三位「80后」、一位「70后」
專業:工工、企管、財會、機械 (各一)

【第一次課會】
正式接任主管,總是該和夥伴(課員)聊聊天!
相互介紹一下,認識一下!
會議中,做出了第一項工作指令!

所有人(四名課員),須做出個人的記錄報告,其內容包括:
1.對高學歷、在校的專業學科內容
2.進燁輝(中國)後,所接受的教育訓練課程
3.在燁輝(中國),所接受過的專案指令
4.期望在燁輝(中國)能學習到的東西(知識、能力、…)
5.對敝人的期望(含:需求協助、教導、領導風格、…)

(同步,向人資單位調閱四名課員的人事資料;直屬主管,有權利調閱!)

【第二次課會】
(前述的資料~看起來,也是乏善可陳的!畢竟,太年輕!)
(但,筆者也只有這四個兵!)
筆者開場:「似乎,各位的資歷都還太淺,沒有太多事蹟;那,您們對公司、或對我有什麼期望?」
(弱弱的聲音)「公司內部訓練的課程對我們並不適合,可不可以找外面的課程?」
「可以,您們自己找;找到後,告訴我~短時間內,我沒有時間幫您們找!」
(很快,就陷入了沉默!)

「呵呵~我的年紀大出您們一大截!大到與您們的父母、叔叔差不多!」
「放心吧!我只是看起來很嚴肅,但肚量還是有的!」
「年紀大~雖不代表能力強,但見識多了,想法也不會小氣!基本上,但肚量還是有的!」
「您們不說~我又怎麼幫得了您們?」
(還是沉默!)

【破冰】
「我看了您們提交的報告;似乎,您們有共同的學習期望:成本評估系統?!」
「對嗎?」
(有反應了) (弱弱的聲音) 「對呀!」
「想學!很好呀!難道,還有什麼問題?」
(弱弱的…) 「黃課說:在燁輝/總經理室,沒有五年的資歷,不能碰『成本評估』!」
註:「黃課」,即為前一任之課長(由母廠來陸,支援半年!)

【碰上大坑】
汗…
只有四個兵!不能碰成本~那不是讓我一個人做到累死!
但,母廠的人說話~又不能拆了母廠的台!(我也是台幹、台灣人耶!)
真是「好大的坑」!

若跨不過去~主管威信何在?!
日後,如何帶隊做事?!

(待續…)

BMSS經驗談01~幕僚單位的績效


【背景】
筆者,於2007年六月赴陸工作!
任職於:燁輝(中國)科技材料有限公司
單位:總經理室
註~初至燁輝(中國),並沒有直接接任主管職(課長)

【燁輝(中國)/總經理室】
在本文中,以「燁輝(中國)/總經理室」為案例!
在任何一家企業,可能沒有「總經理室」的單位編制;
而設有「總經理室」的單位時~幾乎,都是視為標準的幕僚單位!
燁輝(中國)/總經理室,組織架構如下:
轄下設有:組織規劃課、經營分析課、人力資源課!
課級單位轄下,依需求設置「股級單位」!

【單位權責】
總經理室~是直屬總經理的幕僚單位,幕僚機能應該是很重要的!
組織規劃課:負責「組織架構」、「規章制度」、「標準化活動(ISO)」、「法務」、…
經營分析課:評估、分析、…(筆者初至時,機能不明顯!)
人力資源課:標準的人事單位(選、育、評、留、發)…

【單位績效】
在接任「經營分析課」前,多次和主管(經理)討論「總經理室」的方向!
當時,已明確接櫫「經營分析課」的目標…
首先,總經理室是幕僚單位~很難像生產、營業單位能明確展現成果與績效!
組織規劃課:組織、規章、…~做對了,是應該的!做錯,就等挨罵!(最高:60分)
人力資源課:人事作業~做對了,是應該的!做錯,就等挨罵!(最高:60分)
以上訊息的判斷~總經理室的績效,將會乏善可言!
經營分析課:若是只能評估、分析~做對了,也是應該的!
然而,「經營分析課」會掌握許多資訊,有心/有很高的機會可以提出「專案改善」企劃,創造出亮麗的績效~以提升總經理室的整體績效!

共識達成~「經營分析課」常規作業要做;單位忙碌時,也是要支援;但,可以留一些時間給經營分析課進行教育、訓練、專案改善企劃的空間!

【結語】
絕大多數的企業~生產、行銷,才是重心所在!
財務單位~是特案,因為管錢!雖像是間接單位,但也非常重要!

其他的單位(包括:間接單位、幕僚單位),雖然各有其權責,但能不能再提升地位?
答案是:肯定的!

任何一個能幫企業省錢、賺錢的單位~都很容易受到上司的肯定與青睞!
所以,除了盡單位應有的責任外,再多做一點!
做些專案改善企劃,尤其是:能省錢或賺錢的專案!

BMSS經驗談00:「BMSS經驗談」說明

【前言】
「經營管理幕僚體系」的文章,確實是不好寫!
雖說:天下文章一大抄!但,沒文可抄又該怎麼抄?
構思了很久,決定:就過往建構體系的經驗,先行下筆!

經驗談~是比較容易理解的!
案例~本部落格將會分享的案例很多;
但「經營管理幕僚體系」是老王學園的主軸,所以採取「經驗談」的方式進行區隔!
※直接撰述架構~筆者,可能要修改N個版本!(看官,將會等N久!)

【格式說明】
此類文章,將採取「BMSS經驗談–XX~…」之標題格式!
 BMSS:是「經營管理幕僚體系」的英文縮寫
 經驗談:是過往建構「經營管理幕僚體系」過程的經驗記錄與分享
 XX:是經驗談的「流水號」
 ~…:該次經驗的主題描述!


管理小技巧:「例行會議」的程序!

筆者在過往的經驗中,經常進行一些「例行會議」程序掌控!
這些例行會議的名稱,包括:獲利提升會議、成本降低會議、專案會議、…

主持或掌控(司儀)這些例行會議,有個簡單而有效的程序,簡述如下:

【會議程序】
1. 上期會議追蹤事項
2. 本期會議決議事項
3. 臨時動議

【程序說明】
1. 例行會議,都會有「會議主題」~所已,程序上無須再述!
2. 「臨時動議」~不容易掌控狀況,所以要放在最後;正事,優先討論!
3. 「上期會議追蹤事項」~一定要追:有些單位會想打迷糊仗而賴掉!
3.1 若真有困難,可以提出來討論,並尋求支援;
3.2 若真是短期無法解決~主席可以裁示「擱置」(本項作業暫行結案,不再追蹤!)
3.3 未結案的追蹤事項,持續留在後期的會議裡!
4. 「本期會議決議事項」~既稱之為「例行會議」,就不是一次性就能開會搞定的!
4.1本期若有決議的「待辦事項」~就須要加入下次會議的「上期會議追蹤事項」!
5. 「會議記錄」~記錄的格式中,應該要「負責單位」!

【結語】
開會,不難!
但要避免:議而不決、決而不行!
運用一點小技巧~就可以避免了!

獨立幕僚

獨立幕僚,應具有多項特質,簡述如下:

【忠誠度】
上級主管能安心交辦相關作業;

【系統思考】
能承接主管交辦之工作指令,含合理推論其前因後果(QBQ~問題背後的問題),以能適當完成任務!
合格的獨立幕僚,可以接受「模糊指令」~而不僅是一般事務級指令。

【獨立作業】
獨立作業,不僅是具有執行能力,亦能依交辦事項的內容,可以「個人獨立作業」或「具有協調能力,能跨單位協調與整合作業」或「具有領導力,能跨單位組成專案小組進行作業」或「具主動性,能完成各類專案~含:改善、預防、規劃作業」。
帶領獨立幕僚之主管,其職責可以轉變為指導性質,而不必緊守監督功能。

【溝通協調】
獨立幕僚,不是十項全能的超人,而亦須透過各種資源進行專案工作;故,跨出自己專長領域,亦透過溝通協調能取得適當支援,完成交辦任務。
溝通協調能力,包括:表達(文字、語言、肢體)、溝通(含理解力)、協調、談判等能力。
此能力,亦伴隨須具人脈經營能力,以為因應。(腦中常存有人力資料庫,能找對人、作對事)

【邏輯判斷】
由於多數的專案指令,只有目標,而無標準答案,亦無建議做法;故,任務執行的過程中,須具有邏輯判斷能力,以辨認資料/資訊之真偽,以避免產生錯誤的結果或結論。
優秀的幕僚,會自行完成任務之檢視作業(自行驗證任務,而非依靠主管審視)

【專案管理】
這是基本能力,能自行規劃任務之相關程序與細節;並依主管期望,能如期、如許完成任務。
優秀的專案管理能力,是「課題達成型」的能力;相關特質與能力,會包括:責任性(敢擔當)、積極性、執行力、協調性、溝通性、…。
「課題達成型」能力的相對型態為:「問題解決型」能力。

【專業能力(內在能力) 】
不同型態的獨立幕僚,都會具有本身的專長背景。例如:技術幕僚、管理幕僚、…
經營分析課之需求幕僚型態為:「經營管理」類~協助蒐集與彙整相關資訊供經營管理層主管(如:總經理/副總經理)決策之支援用途,或協助經營管理層主管執行特定之相關作業。

【產業知識(外在能力) 】
產業知識,含企業本體之特定知識、及企業所處產業的環節知識(上游-產業-下游)。
附加之知識領域,亦應擴及政治(政策)、社會、市場等之常識。

後記:
1.原文撰於1990年代,當時任職於燁輝企業之生產副總經理室,為生產副總經理直轄之管理幕僚;因對自己的期望與當時坂口顧問(輔導燁輝TPM活動之日本JIPM顧問)之身教影響~在有感而發的情形下,記錄了當時的感受,並作為自我訓練的方針。
2.上述「獨立幕僚」之認知與期許,僅就個人經驗與心得進行表述;未參考相關文獻,不以理論做依據。
3.本文所載獨立幕僚之特質,也有ㄧ些為「經營管理幕僚」所需特質~先行貼文,可供參考!

「營利事業」的基本責任:獲利!

「經營管理幕僚學園」的服務對象是:「營利事業」!

【組織分類】
在現行的各類組織型態中,筆者籠統的分為三類:
●政府組織
●NGO/NPO (非政府組織/非營利組織)
●營利事業
「營利事業」~顧名思義,即以「營利」為目的!

【營利事業的基本責任】
營利事業(註:有時候會用「企業」一詞)~既以獲利為其組織型態,就應該視「獲利」為基本責任!
為什麼要這麼說?
一家企業,若不能獲利,則經過長期的虧損,只好倒閉!更別談「永續經營」!
每一家企業,都有社會責任~無論其是否將「社會責任」列入企業的目標;
一家無法存活的企業~
首先,其員工將喪失工作機會,他/家庭的經濟收入來源將受到影響!
其次,此企業的客戶權益,會受到影響!
企業主/股東的權益,也會有不同程度的受損!
所以,一家企業若不賺錢~簡直就是:「罪惡」!

【善盡責任之後】
企業/營利事業,就應該要賺錢!努力的、想盡辦法的,就是要讓公司能賺錢!
無論企業成立時的理由,無論企業主的經營理念、企業文化、….,還是要先賺錢!
公司賺錢,才能永續經營;
賺了錢,才可以照顧員工、客戶、股東,也才不會間接影響社會!
至於,賺錢之後~依循的規則是:「有錢人,制定遊戲規則」!
遊戲規則的制定者,是:企業主!
企業主將會決定利潤的去處:納稅(強制項目)、充實自己荷包、與員工分享、回饋客戶、做公益(尤其是企業主的意願偏好)、回饋社會、…
由於,本學園並不關注企業主的意願/理想~故,不再詳細探討!

【檢視工具】
即使,企業的獲利能力/競爭力受到許多因素的影響,例如:紅海/藍海市場、技術水平、企業核化、士氣、…;而在務實面,為促進企業獲利的目標~筆者認為「利潤模型」是最簡單的、最適合的、可以量化企業利潤的檢視工具!
利潤(Profit) = 營收(Sales) - 成本(Cost)
企業有心,這些資料是明顯、可衡量的基本訊息!

【數據說話】
透過「利潤模型」的數據,會告訴我們許許多多的訊息!
在利潤模型中,亦包括了:營收系統、成本系統;經過層別分析,可以得到許多的訊息(含問題)~這些系統工具的建立,將有下述功能:
一、支援決策:這些基本系統工具(含衍生系統工具),可以提供適當的數據~,讓企業主決策時,能夠有依據而快速決策!(系統不完整的企業,一些基本決策會依賴個人經驗、市場消息、…)
二、管理利潤:在分析與建構的過程中,可以發現許多問題,而以系統思考、創意啟發、…等的方式,或可解決一些陳年舊疾,增加公司的利潤!
「經營管理幕僚體系」,可以擔負起這些作業責任!

【結語】
營業事業,就是該賺錢!
企業主,可以透過「利潤模型」來了解獲利情形(含數據分析)!
經營管理幕僚體系,可以建構與運作「利潤模型」,以支援決策,增加公司利潤!
至於「利潤模型」、「案例分享」、「經營管理幕僚體系」等~將會以其他文章,再行陸續詳述!

【說明】
筆者不喜歡用一般的「管理幕僚」、「幕僚單位」、「總經理室」、…等的字眼~因為:許多企業中,這些職務內容/單位權責太籠統、太模糊!
問企業主,有沒有幕僚體系? 回答:有!
但,詳盡了解後會發現:
管理幕僚成了打雜的(庶務工作)!
幕僚單位,只是成為了高階主管的執行助理(吩咐什麼,就做什麼!)!
經營決策由企業主個人,或高階主管群進行相關作業~有資料,但並不是由專業的經營管理幕僚製作的!(碰運氣、自求多福!)
哈哈哈…

 

「經營管理幕僚學園」規劃架構與說明(二版)

「經營管理幕僚學園」,是「老王學園」中的主軸項目!

【專有名詞】
「經營管理幕僚」「經營管理幕僚體系」,算是筆者自行新增、定義的專有名詞!
「經營管理幕僚」~與一般的泛稱的「管理幕僚」不同;「經營管理幕僚」,則是要聚焦/專注於「經營管理」的領域(目標)!
換句話說:「經營管理幕僚」,是直接從事、參與「經營管理」作業的幕僚人員!而不是一般幕僚(含:管理幕僚、技術幕僚、專案幕僚、…)。
「經營管理幕僚體系」,由經營管理幕僚所組成,而由企業主/委任經理人指揮與領導;其組織型態可為:正式組織(專責幕僚單位),也可以為非正式組織(跨單位之任務編組團隊;建議:須維持常態編組運作而非臨時專案組織)。
註:委任經理人,是專有名詞~在台灣,「總經理」職務即為一種委任經理人,並可為企業法人之代表與行使職權!

【應用範疇】
筆者認定的「經營管理幕僚體系」,主要是應用於:「營利事業」!
此體系的觀念~對企業主/委任經理人、欲提升能力的管理幕僚,應該會有相當的幫助;當然,這些觀念對於一般個人、其他組織(政府組織、NPO、NGO等),或許也會些些啟發的作用!

【應用效益】
「經營管理幕僚體系」,在營利事業中,主要且直接的功能是:「支援決策」~提供企業主/委任經理人決策所需的相關資料、工具、企劃、評估、…等,以利於決策之便利性、迅速性,並減少相關風險!
次要而常會呈現效益的功能,是:在體系運作過程中,因為資訊的處理過程 (蒐集、檢視、分析、歸納、演繹、…等方式),能有所發現(創意:改善、改良) 而透過正常處理程序 (探索、溝通、協調、…等),提出相關的建議企劃作業,以創造「管理利潤」!(註:這部份的效益,是比較容易量化成經濟效益!)
其他用途~素質良好的經營管理幕僚團隊,因其特質之故,偶而派去做一些雜事、怪事(例如:權責難歸屬的問題、公司級會議籌劃與運作、…),也會有不錯的效率!惟,雜事不要做太多~佔據時間越多,越沒有時間創造出「管理利潤」!

【規劃架構】
本學園的暫訂架構,概述如下:
一、漫談「營利事業」~描述營利事業的一般特性、需求、…。
二、「分析工具」~可藉工具去進行績效的分析、改善!
  (一) 「利潤模型」~營利事業用於檢視最終績效的工具。
  (二) 「成本系統」~屬於利潤模型中的一環,若不知成本,又如何能確保獲利!
  (三) 「營收系統」~企業若無營業收入,是無法有效存活的!
三、「經驗談」~提供筆者過往建立的「成本評估系統」之實務改善經驗供參考!
四、「案例談」~案例分享,提供筆者過往的實務改善經驗供參考!
五、「經營管理幕僚」的特性與養成
六、第五項修練/學習型組織
七、其他相關建議

【題外話~心有所感】
其實,並不是只有筆者才懂「經營管理幕僚體系」!
筆者相信:在許多知名企業裡,是有極佳績效的幕僚團隊~那些幕僚頭子(幕僚長),有身分地位、高收入!他們或許因為營業秘密的考量,或許因為沒時間(正職就夠他忙了),或許因為不缺錢,也許只是懶…~所以,他們不會出來教別人!
多數的管理理論~先有實務,才有理論!(例:豐田式生產管理、台塑管理模式)
非常現實的狀況:無論創意、理念或理想有多麼的好~沒能成功前,什麼都不是!
外部的人,只會看熱鬧!內部的人(不含幕僚頭子),則是瞎子摸象!
「經營管理幕僚體系」的運作,涉及經營管理幕僚的培訓、運作、企業文化、經營理念、…等的諸多因素,真的能簡單以理論、條列方式去完成嗎?難!
那就別做了!不可以~因為能多賺些錢…
哈哈哈…