獨立幕僚

獨立幕僚,應具有多項特質,簡述如下:

【忠誠度】
上級主管能安心交辦相關作業;

【系統思考】
能承接主管交辦之工作指令,含合理推論其前因後果(QBQ~問題背後的問題),以能適當完成任務!
合格的獨立幕僚,可以接受「模糊指令」~而不僅是一般事務級指令。

【獨立作業】
獨立作業,不僅是具有執行能力,亦能依交辦事項的內容,可以「個人獨立作業」或「具有協調能力,能跨單位協調與整合作業」或「具有領導力,能跨單位組成專案小組進行作業」或「具主動性,能完成各類專案~含:改善、預防、規劃作業」。
帶領獨立幕僚之主管,其職責可以轉變為指導性質,而不必緊守監督功能。

【溝通協調】
獨立幕僚,不是十項全能的超人,而亦須透過各種資源進行專案工作;故,跨出自己專長領域,亦透過溝通協調能取得適當支援,完成交辦任務。
溝通協調能力,包括:表達(文字、語言、肢體)、溝通(含理解力)、協調、談判等能力。
此能力,亦伴隨須具人脈經營能力,以為因應。(腦中常存有人力資料庫,能找對人、作對事)

【邏輯判斷】
由於多數的專案指令,只有目標,而無標準答案,亦無建議做法;故,任務執行的過程中,須具有邏輯判斷能力,以辨認資料/資訊之真偽,以避免產生錯誤的結果或結論。
優秀的幕僚,會自行完成任務之檢視作業(自行驗證任務,而非依靠主管審視)

【專案管理】
這是基本能力,能自行規劃任務之相關程序與細節;並依主管期望,能如期、如許完成任務。
優秀的專案管理能力,是「課題達成型」的能力;相關特質與能力,會包括:責任性(敢擔當)、積極性、執行力、協調性、溝通性、…。
「課題達成型」能力的相對型態為:「問題解決型」能力。

【專業能力(內在能力) 】
不同型態的獨立幕僚,都會具有本身的專長背景。例如:技術幕僚、管理幕僚、…
經營分析課之需求幕僚型態為:「經營管理」類~協助蒐集與彙整相關資訊供經營管理層主管(如:總經理/副總經理)決策之支援用途,或協助經營管理層主管執行特定之相關作業。

【產業知識(外在能力) 】
產業知識,含企業本體之特定知識、及企業所處產業的環節知識(上游-產業-下游)。
附加之知識領域,亦應擴及政治(政策)、社會、市場等之常識。

後記:
1.原文撰於1990年代,當時任職於燁輝企業之生產副總經理室,為生產副總經理直轄之管理幕僚;因對自己的期望與當時坂口顧問(輔導燁輝TPM活動之日本JIPM顧問)之身教影響~在有感而發的情形下,記錄了當時的感受,並作為自我訓練的方針。
2.上述「獨立幕僚」之認知與期許,僅就個人經驗與心得進行表述;未參考相關文獻,不以理論做依據。
3.本文所載獨立幕僚之特質,也有ㄧ些為「經營管理幕僚」所需特質~先行貼文,可供參考!

「營利事業」的基本責任:獲利!

「經營管理幕僚學園」的服務對象是:「營利事業」!

【組織分類】
在現行的各類組織型態中,筆者籠統的分為三類:
●政府組織
●NGO/NPO (非政府組織/非營利組織)
●營利事業
「營利事業」~顧名思義,即以「營利」為目的!

【營利事業的基本責任】
營利事業(註:有時候會用「企業」一詞)~既以獲利為其組織型態,就應該視「獲利」為基本責任!
為什麼要這麼說?
一家企業,若不能獲利,則經過長期的虧損,只好倒閉!更別談「永續經營」!
每一家企業,都有社會責任~無論其是否將「社會責任」列入企業的目標;
一家無法存活的企業~
首先,其員工將喪失工作機會,他/家庭的經濟收入來源將受到影響!
其次,此企業的客戶權益,會受到影響!
企業主/股東的權益,也會有不同程度的受損!
所以,一家企業若不賺錢~簡直就是:「罪惡」!

【善盡責任之後】
企業/營利事業,就應該要賺錢!努力的、想盡辦法的,就是要讓公司能賺錢!
無論企業成立時的理由,無論企業主的經營理念、企業文化、….,還是要先賺錢!
公司賺錢,才能永續經營;
賺了錢,才可以照顧員工、客戶、股東,也才不會間接影響社會!
至於,賺錢之後~依循的規則是:「有錢人,制定遊戲規則」!
遊戲規則的制定者,是:企業主!
企業主將會決定利潤的去處:納稅(強制項目)、充實自己荷包、與員工分享、回饋客戶、做公益(尤其是企業主的意願偏好)、回饋社會、…
由於,本學園並不關注企業主的意願/理想~故,不再詳細探討!

【檢視工具】
即使,企業的獲利能力/競爭力受到許多因素的影響,例如:紅海/藍海市場、技術水平、企業核化、士氣、…;而在務實面,為促進企業獲利的目標~筆者認為「利潤模型」是最簡單的、最適合的、可以量化企業利潤的檢視工具!
利潤(Profit) = 營收(Sales) - 成本(Cost)
企業有心,這些資料是明顯、可衡量的基本訊息!

【數據說話】
透過「利潤模型」的數據,會告訴我們許許多多的訊息!
在利潤模型中,亦包括了:營收系統、成本系統;經過層別分析,可以得到許多的訊息(含問題)~這些系統工具的建立,將有下述功能:
一、支援決策:這些基本系統工具(含衍生系統工具),可以提供適當的數據~,讓企業主決策時,能夠有依據而快速決策!(系統不完整的企業,一些基本決策會依賴個人經驗、市場消息、…)
二、管理利潤:在分析與建構的過程中,可以發現許多問題,而以系統思考、創意啟發、…等的方式,或可解決一些陳年舊疾,增加公司的利潤!
「經營管理幕僚體系」,可以擔負起這些作業責任!

【結語】
營業事業,就是該賺錢!
企業主,可以透過「利潤模型」來了解獲利情形(含數據分析)!
經營管理幕僚體系,可以建構與運作「利潤模型」,以支援決策,增加公司利潤!
至於「利潤模型」、「案例分享」、「經營管理幕僚體系」等~將會以其他文章,再行陸續詳述!

【說明】
筆者不喜歡用一般的「管理幕僚」、「幕僚單位」、「總經理室」、…等的字眼~因為:許多企業中,這些職務內容/單位權責太籠統、太模糊!
問企業主,有沒有幕僚體系? 回答:有!
但,詳盡了解後會發現:
管理幕僚成了打雜的(庶務工作)!
幕僚單位,只是成為了高階主管的執行助理(吩咐什麼,就做什麼!)!
經營決策由企業主個人,或高階主管群進行相關作業~有資料,但並不是由專業的經營管理幕僚製作的!(碰運氣、自求多福!)
哈哈哈…

 

「經營管理幕僚學園」規劃架構與說明(二版)

「經營管理幕僚學園」,是「老王學園」中的主軸項目!

【專有名詞】
「經營管理幕僚」「經營管理幕僚體系」,算是筆者自行新增、定義的專有名詞!
「經營管理幕僚」~與一般的泛稱的「管理幕僚」不同;「經營管理幕僚」,則是要聚焦/專注於「經營管理」的領域(目標)!
換句話說:「經營管理幕僚」,是直接從事、參與「經營管理」作業的幕僚人員!而不是一般幕僚(含:管理幕僚、技術幕僚、專案幕僚、…)。
「經營管理幕僚體系」,由經營管理幕僚所組成,而由企業主/委任經理人指揮與領導;其組織型態可為:正式組織(專責幕僚單位),也可以為非正式組織(跨單位之任務編組團隊;建議:須維持常態編組運作而非臨時專案組織)。
註:委任經理人,是專有名詞~在台灣,「總經理」職務即為一種委任經理人,並可為企業法人之代表與行使職權!

【應用範疇】
筆者認定的「經營管理幕僚體系」,主要是應用於:「營利事業」!
此體系的觀念~對企業主/委任經理人、欲提升能力的管理幕僚,應該會有相當的幫助;當然,這些觀念對於一般個人、其他組織(政府組織、NPO、NGO等),或許也會些些啟發的作用!

【應用效益】
「經營管理幕僚體系」,在營利事業中,主要且直接的功能是:「支援決策」~提供企業主/委任經理人決策所需的相關資料、工具、企劃、評估、…等,以利於決策之便利性、迅速性,並減少相關風險!
次要而常會呈現效益的功能,是:在體系運作過程中,因為資訊的處理過程 (蒐集、檢視、分析、歸納、演繹、…等方式),能有所發現(創意:改善、改良) 而透過正常處理程序 (探索、溝通、協調、…等),提出相關的建議企劃作業,以創造「管理利潤」!(註:這部份的效益,是比較容易量化成經濟效益!)
其他用途~素質良好的經營管理幕僚團隊,因其特質之故,偶而派去做一些雜事、怪事(例如:權責難歸屬的問題、公司級會議籌劃與運作、…),也會有不錯的效率!惟,雜事不要做太多~佔據時間越多,越沒有時間創造出「管理利潤」!

【規劃架構】
本學園的暫訂架構,概述如下:
一、漫談「營利事業」~描述營利事業的一般特性、需求、…。
二、「分析工具」~可藉工具去進行績效的分析、改善!
  (一) 「利潤模型」~營利事業用於檢視最終績效的工具。
  (二) 「成本系統」~屬於利潤模型中的一環,若不知成本,又如何能確保獲利!
  (三) 「營收系統」~企業若無營業收入,是無法有效存活的!
三、「經驗談」~提供筆者過往建立的「成本評估系統」之實務改善經驗供參考!
四、「案例談」~案例分享,提供筆者過往的實務改善經驗供參考!
五、「經營管理幕僚」的特性與養成
六、第五項修練/學習型組織
七、其他相關建議

【題外話~心有所感】
其實,並不是只有筆者才懂「經營管理幕僚體系」!
筆者相信:在許多知名企業裡,是有極佳績效的幕僚團隊~那些幕僚頭子(幕僚長),有身分地位、高收入!他們或許因為營業秘密的考量,或許因為沒時間(正職就夠他忙了),或許因為不缺錢,也許只是懶…~所以,他們不會出來教別人!
多數的管理理論~先有實務,才有理論!(例:豐田式生產管理、台塑管理模式)
非常現實的狀況:無論創意、理念或理想有多麼的好~沒能成功前,什麼都不是!
外部的人,只會看熱鬧!內部的人(不含幕僚頭子),則是瞎子摸象!
「經營管理幕僚體系」的運作,涉及經營管理幕僚的培訓、運作、企業文化、經營理念、…等的諸多因素,真的能簡單以理論、條列方式去完成嗎?難!
那就別做了!不可以~因為能多賺些錢…
哈哈哈…